Oleh: Almy Zarlis, S.T.
B. Analisis Internal
ANALISIS internal dilakukan untuk menilai berbagai hal relevan yang terlibat atau bertanggung jawab dalam proses apa yang diinginkan dan apa yang menjadi sumber daya organisasi untuk ditawarkan ke publik.
Analisis internal menurut Patterson dan Radtke (2009: 44) adalah kegiatan melihat budaya organisasi dan tujuan struktur, program dan manajemen, sumber daya manusia dan keuangan, dan infrastruktur fisik dan teknologi. Sebuah prinsip dasar dari model perencanaan komunikasi strategis adalah bahwa semua manajer senior perlu memahami pentingnya komunikasi internal dan eksternal. Dengan memeriksa potongan‐potongan masalah, staf dan dewan harus mampu memahami tidak hanya apa yang mungkin tetapi juga apa yang diperbolehkan diberi seperangkat fakta.
Morissan (2012: 40) mengatakan bahwa aspek lain yang perlu diperhatikan dalam melakukan analisis internal adalah penilaian terhadap kekuatan dan kelemahan organisasi atau merek dari perspektif citra atau image yang dimiliki. Seringkali citra yang dibawa perusahaan atau merek ke pasaran memberikan
dampak yang signifikan dalam menentukan keberhasilan promosi yang
dilakukan. Dengan kata lain, perusahaan atau organisasi yang sudah memiliki reputasi atau citra yang bagus akan berada pada posisi yang selangkah lebih maju dalam memasarkan produknya.
Oleh karena itu, analisis internal yang memperhitungkan kekuatan dan kelemahan organisasi dalam pandangan citra yang dimiliki organisasi atau perusahaan akan menjadi penting sebelum organisasi tersebut mengeluarkan produk apa yang akan dipasarkan ke publik. Menganalisa hal ini perlu keterlibatan semua pihak bukan saja orang dalam organisasi, akan tetapi orang yang berada di luar organisasi juga berkepentingan dalam menilai bagaimana mereka memandang organisasi anda.
Budaya Organisasi
Budaya organisasi menurut Schein, (1985: 168) adalah sebuah sistem makna bersama yang dianut oleh para anggota yang membedakan suatu organisasi dari organisasi‐organisasi lainnya. Sistem makna bersama yang dimaksud adalah sekumpulan karakteristik kunci yang dijunjung tinggi oleh organisasi.
Budaya organisasi berkaitan dengan bagaimana karyawan atau anggota organisasi memahami karakteristik budaya suatu organisasi, dan tidak terkait dengan apakah karyawan menyukai karakteristik itu atau tidak. Budaya
organisasi adalah suatu sikap deskriptif, bukan seperti kepuasan kerja yang lebih bersifat evaluatif.
Dalam budaya organisasi ini kita mengupayakan mengukur bagaimana para karyawan memandang organisasi mereka (Robbins, Stephen, 2008: 256‐266):
a. Apakah mendorong kerja tim?
b. Apakah menghargai inovasi?
c. Apakah menekan inisiatif?
Sebuah rencana strategis yang efektif komunikasi harus merupakan refleksi akurat dari budaya organisasi. Ini harus mencerminkan hubungan kerja saat ini, kemitraan, ekspektasi kinerja, dan kerangka organisasi. Jika rencana ini membahas infrastruktur saat ini, juga harus mencakup strategi komunikasi untuk
membantu dewan, staf, dan konstituen kunci lainnya memahami dan
mendukung perubahan yang diinginkan arah. Di antara pertanyaan untuk dipertimbangkan:
Berapa besar kewenangan yang dimiliki anggota staf dalam pekerjaan
mereka?
Apakah ada aliran informasi yang relatif bebas dalam organisasi, atau
apakah orang cenderung untuk tidak berbagi?
Bagaimana sikap di organisasi yang terbuka dan ramah, takut dan
paranoid, sinis?
Apakah anggota staf merasa bahwa mereka diperlakukan dengan adil?
Apakah ada hubungan pelaporan yang jelas dan pemahaman bersama
tentang bagaimana departemen bekerja dengan satu sama lain?
Apakah ada tim antar departemen yang bekerja secara teratur di dalam
departemennya masing-masing?
Apakah ada tanggung jawab yang tumpang tindih?
Setelah Perencana Komunikasi memiliki pemahaman yang jelas tentang nilai‐nilai inti organisasi, dapat menentukan apakah akan bekerja dalam parameter ini atau mencoba untuk perubahan lembaga. Penggunaan model perencanaan komunikasi strategis, yang mengasumsikan penggunaan kelompok kerja jangka pendek antar departemen, dapat menjadi katalisator bagi hubungan kerja yang baru bagi sebuah organisasi dalam merencanakan komunikasi di
Selain pemahaman budaya organisasi, pendekatan perencanaan strategis umum untuk analisis internal organisasi adalah untuk memeriksa kekuatan organisasi dan kelemahan dalam lima bidang:
1. Administrasi 2. Program 3. Sumber Daya 4. Infrastruktur 5. Pengembangan Organisasi
Bekerja dengan dewan dan staf, Perencana Komunikasi harus
mengidentifikasi kekuatan organisasi dan kelemahan di masing‐masing lima bidang di atas. Jika Perencana Komunikasi melakukan latihan ini secara independen, harus berbagi temuan dengan tim manajemen senior untuk memastikan bahwa mereka mengerti dan setuju dengan interpretasi dan asumsi yang dicapai oleh Perencana Komunikasi. Tim manajemen senior mungkin
memutuskan untuk mengatasi beberapa masalah secara terpisah untuk
memastikan bahwa Perencana Komunikasi dapat merencanakan strategi untuk mengatasi kelemahan organisasi dan membuat penggunaan terbaik dari kekuatan dalam konteks komunikasi.
Administrasi
Administrasi menurut Kamus Terbaru Bahasa Indonesia (2008), adalah usaha dan
kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan kebijaksanaan untuk
mencapai tujuan. Dalam arti luas merupakan seluruh proses kerja sama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna.
Dalam analisis situasi suatu organisasi, administrasi merupakan hal yang sangat penting untuk diperhatikan, bagaimana kelompok manusia di dalam organisasi tersebut kerja sama, proses atau usaha, bimbingan, kepemimpinan, pengawasan dan tujuan dari organisasi tersebut.
Perencanaan komunikasi yang sukses didukung secara penuh oleh tim manajemen di dalam organisasi tersebut, bagaimana komitmen tim terhadap rencana strategis secara keseluruhan, mempromosikan misi dan tujuan organisasi dan mengakui bahwa komunikasi merupakan hal yang sangat penting dalam segala aspek administrasi kerja organisasi.
Manajer senior harus menerima rencana tersebut dan mendorong
departemen mereka untuk berusaha memperbaiki temuan dan rekomendasi
dalam rencana tersebut. Banyak rencana dibiarkan begitu saja menjadi dokumen yang tersimpan rapi karena tidak diproses secara cepat, tidak ada komitmen bersama di dalam organisasi terhadap rencana yang telah disusun bersama, atau ada sikap membiarkan atau menyabotase rencana tersebut.
Seringkali struktur administrasi organisasi tidak sejalan dengan apa yang diprioritaskan. Mengevaluasi proses administrasi dan struktur departemen organisasi, dan membentuk struktur tersebut jika diperlukan kembali, dapat membantu organisasi untuk beroperasi secara lebih efisien untuk memenuhi
tujuannya. Menyatukan seluruh perencanaan komunikasi dan proses
implementasinya dapat membantu pendekatan model baru dalam kerja‐kerja organisasi. Dengan cara ini, perencana komunikasi membantu organisasi untuk memahami bagaimana rencana tersebut akan mempengaruhi pekerjaan apa yang akan dilakukan dan bagaimana itu dilakukan di masa yang akan datang.
Program
Program dalam suatu organisasi merupakan hal yang fundamental dalam berjalannya suatu organisasi. Bagaimana merencanakan program yang dimulai dari merumuskan masalah utama organisasi, penetapan tujuan, penyusunan program aksi, antisipasi ketidakpastian, dan lain‐lain. Dan dilanjutkan bagaimana mengimplementasikan program komunikasi organisasi sehingga berjalan dengan capaian yang signifikan. Mengembangkan program dengan inisiasi program baru dan memanfaatkan peluang dalam organisasi hingga dilakukan monitoring dan evaluasi dari program yang digulirkan. Semua hal ini direncanakan agar komunikasi yang dibangun berbentuk program yang terukur dan memiliki tujuan positif bagi organisasi.
Perencanaan komunikasi yang efektif dapat memastikan bahwa yang menjalankan program dan layanan apa yang mereka butuhkan. Dengan melihat program‐program secara teliti akan diketahui mana program yang berjalan baik dan mana yang tidak berjalan.
Program dari anggota organisasi diminta secara aktif untuk berpartisipasi
dalam proses perencanaan komunikasi yang akan membantu Perencana
Komunikasi memahami apakah program yang diinginkan bekerja dengan baik. Menentukan akar penyebab setiap kekuatan dan kelemahan dapat membantu perencana komunikasi untuk menyesuaikan tujuan komunikasi yang baru dalam meningkatkan keberhasilan semua program dan jangkauannya.
Sumber Daya
Organisasi merupakan semua tentang orang‐orang yang terlibat dan jenis keterampilan dan sumber daya yang mereka bawa ke hadapan kita. Dalam arti luas, sumber daya manusia organisasi meliputi tidak hanya staf tetapi juga anggota dewan, relawan, donor, dan pendukung. Apa jenis sumber daya manusia juga kebutuhan organisasi, dan bagaimana hal itu membuat penggunaan terbaik dari apa yang tersedia untuk itu?
Sumber Daya Manusia merupakan faktor sentral dalam pengelolaan suatu organisasi. Mereka yang menjadi penggerak roda organisasi dalam mencapai dan mewujudkan tujuan dan sasaran yang ditetapkan. Karena itu, produktivitas organisasi sangat ditentukan oleh produktivitas SDM yang bersangkutan. Dalam analisis internal, sumber daya menjadi hal yang sangat diperhatikan agar pemberdayaan sumber daya menjadi bermutu dan tidak menjadi masalah.
Ada dua kriteria yang harus diperhatikan, yaitu motivasi kerja tinggi dan kemampuan unggul. Ukurannya akan ditentukan dari skala organisasi, tantangan yang dihadapi, serta rencana strategis pengembangan sumber daya. Hal inilah yang menjadi analisis internal bagi perencana komunikasi agar kelemahan dan kekuatan berjalannya organisasi mampu direncanakan dengan terukur dan baik.
Proses komunikasi strategis memberikan kesempatan untuk melibatkan semua sumber daya manusia organisasi dengan cara merevitalisasi organisasi dan komitmennya untuk misinya. Mungkin sederet dari keterampilan (dan sikap) dapat ditingkatkan melalui pelatihan atau perekrutan. Membantu staf, relawan, dan dukungan papan pelaksanaan rencana komunikasi strategis bisa menjadi komponen penting dari perencanaan kerja.
Infrastruktur
Infrastruktur organisasi antara lain mencakup sumber daya keuangan, perangkat kerja yang memadai, dan teknologi tepat guna.
Untuk beberapa hal, infrastruktur menentukan bagaimana posisi yang baik
itu adalah untuk memenuhi tujuan program dan melaksanakan tujuan
komunikasi. Apakah lingkungan fisik (misalnya, ketersediaan parkir, keamanan, tanda, ruang untuk diskusi rahasia) cukup untuk memenuhi kebutuhan anggota staf dan klien? Apakah organisasi memiliki peralatan (misalnya, saluran telepon cukup dan stasiun kerja komputer, kemajuan perangkat lunak dan database) untuk mendapatkan pekerjaan? Apakah ada ruang kerja umum, ruang pertemuan, dan pusat‐pusat lainnya untuk memungkinkan semua anggota staf untuk terlibat dalam pekerjaan penting yang dilakukan?
Hal‐hal inilah yang menjadi analisis internal dari infrastruktur organisasi bagi perencana komunikasi. Sehingga dapat ditentukan kelemahan dan kekuatan dari organisasi tersebut dalam membuat perencanaan komunikasi yang terukur dan terencana.
Pengembangan Organisasi
Pengembangan Organisasi pada dasarnya adalah serangkaian proses dari pengetahuan, teori‐teori, dan kegiatan praktis dikaitkan dengan perilaku organisasi secara efektif yang akan menguatkan organisasi dalam menyukseskan tujuan dari organisasinya. Serangkaian proses yang terencana ini juga berupaya bagaimana meningkatkan kualitas dan sekaligus meningkatkan produktivitas anggota organisasi. Pengembangan yang dilakukan terfokus terhadap bagaimana
mengetahui dan memecahkan kelemahan dan masalah yang terjadi pada
organisasi tersebut, sehingga akan terbangun kembali strategi, struktur, dan proses yang lebih baik dan konsisten.
Pengembangan organisasi inilah yang membantu perencana komunikasi
dalam menyusun kelemahan apa saja yang dihadapi organisasi selama
menjalankan roda organisasinya. Pengembangan terkadang dilakukan di tengah perjalanan program yang dilakukan dan bahkan ada juga diawal dan menjadi evaluasi semua manajemen di akhir masa perjalanan programnya. Hal ini akan menguatkan dan menambah gairah baru untuk menyusun bagaimana rencana komunikasi organisasi di masa yang akan datang.
Pengembangan secara jangka panjang bisa diartikan bagaimana
mendapatkan kucuran dana untuk organisasi. Pengembangan yang mengacu
pada kebutuhan untuk menjangkau dan memupuk, atau mengembangkan
sehingga organisasi mampu menguatkan pondasi keuangannya. Perencana
komunikasi harus mampu bekerja dengan anggota organisasi yang lain untuk mendukung hubungan dengan para pendonor keuangan organisasi tersebut. Setiap organisasi apa saja butuh pengembangan jangaka panjang. Mendapatkan dukungan dari semua pihak dalam pengembangan organisasi akan menjadi modal yang sangat penting untuk keberlangsungan organisasi baik itu sumber dayanya maupun program yang ingin dicapai.
