Oleh: Almy Zarlis, S.T.
B. Media Sebagai Saluran Komunikasi Organisasi
Patterson dan Radtke (2009: 127–145) menyebutkan ada tujuh jenis saluran komunikasi dalam organisasi di mana enam di antaranya menggunakan media yakni:
1. Pertemuan Tatap Muka
2. Media Cetak
Media Cetak adalah media visual yang memiliki metode tertentu untuk meraih perhatian pembacanya. Begitu perhatian didapatkan, maka isi dan elemen lain akan diperhatikan pembacanya.
Ada beberapa hal atau contoh yang harus diperhatikan para perencana atau manajer komunikasi organisasi tentang bagaimana khalayak merespon isi media cetak, misalnya:
Brosur hanya bisa diperhatikan pembacanya secara seksama selama 3
detik saja.
Selembar Surat hanya bisa diperhatikan pembacanya selama 11 detik saja.
Keterangan Gambar lebih diperhatikan sebesar 70 persen ketimbang
keterangan tulisan.
Pembaca biasanya cenderung membaca terlebih dulu halaman muka dan
belakang isi media cetak, sebelum menaruh perhatian pada seluruh isinya.
Media Cetak adalah media satu arah, karena itu perlu diperhatikan tujuh elemen untuk menarik perhatian pembacanya, yakni:
Foto. Sebuah foto dapat bercerita seribu kata. Pemilihan foto yang tepat
dapat memunculkan perhatian pembaca, bahkan sebelum melihat headline sekalipun.
Keterangan Foto dan Judul. Keterangan gambar biasanya dibaca 70
persen lebih banyak, dibanding keterangan lain. Judul atau ide utama tanpa gambar, dapat memperkuat kunci utama atau gagasan, yang bisa memunculkan gambaran ringkasan utama.
Headlines atau Judul. Judul yang kuat dan ringkas, biasanya akan diperhatikan pembacanya selama beberapa detik. Jika judul tidak bicara, maka akan membuat pembacanya akan membaca seluruh artikel.
Desain. Jika desain media cetak terlihat menarik, maka bisa mendapat
perhatian pembacanya. Selain itu, jika media cetak didesain mudah dibaca, maka pembaca cenderung akan membacanya.
Sidebars / Boxes atau Catatan Sisi atau Catatan Khusus. Penyajian poin kunci yang terpisah dalam penyajian media cetak, bisa menuntun mata pembaca ke arah yang dimaksud, dan juga bisa menjadikan tulisan terkesan lebih pendek.
Grafik dan Bagan. Grafik dan Bagan biasanya membantu pesan yang
digarisbawahi menjadi lebih panjang dan membantui pembaca memudahkan membaca data secara baik.
Warna. Orang biasanya secara tidak sadar merespon warna yang ada di
media. Arti sebuah warna biasanya dipengaruhi oleh budaya, misalnya merah umumnya diartikan sebagai simbol kemarahan, kebencian atau tenaga. Biru diinterpretasi sebagai simbol rasa dingin, tenang dan stabil. Hijau diasosiasikan sebagai simbol alam. Jadi warna bisa digunakan dalam media cetak untuk menarik perhatian atau memperkuat tema tulisan.
Menggunakan media cetak memiliki beberapa keuntungan, di
antaranya: a) sudah dikenal banyak orang dan mudah diakses; b) mudah digunakan untuk khalayak yang awam dan mudah dibawa; c) bisa diisi dengan konten yang detail, terminologi, dan grafik; d) materi cetak memiliki usia panjang dan bisa digunakan sebagai referensi di masa akan dating; e) isi juga bisa sangat lengkap dengan informasi yang detail.
Adapun tantangan atau keterbatasan menggunakan media cetak dalam komunikasi organisasi adalah sbb.: a) media cetak tidak bisa diakses oleh orang yang bura huruf atau kesulitan membaca dan memiliki keterbatasan bahasa; b) media cetak tidak memiliki audio dan tidak personal; c) khalayaknya tidak bisa langsung merespon; d) biaya percetakan bisa mahal.
Selanjutnya bagi para perencana media maupun komunikasi
pemasaran, ada sejumlah pertanyaan petunjuk menggunakan yang penting dipahami dalam menggunakan media cetak, yakni: a) Apakah khalayak nyaman menggunakan media cetak?; b) Bagaimana membuat material cetak dengan menarik dan memikat?; c) Apakah memiliki sumber daya yang memadai untuk mengembangkan teknik menulis yang baik dan atraktif?; d) Apakah material cetak bisa digunakan untuk khalayak yang berbeda?; e) Apakah kualitas materialnya bisa digunakan untuk jangka panjang?; f) Apakah sudah dipertimbangkan menggunakan materi media cetak untuk menancapkan identitas brand atau merek dan misi organisasi ke pikiran khalayak?
3. Komunikasi Media Elektronik
Dalam banyak hal, email sampai saat ini masih menjadi media yang fenomenal. Patterson dan Radtke (2009) menggambarkan hampir semua
pekerja profesional di Amerika menggunakan email untuk mendukung
pekerjaan mereka, meski tentu saja dengan tujuan yang berbeda‐beda. Para dokter dan pengacara misalnya, cenderung memberikan email mereka kepada klien mereka. Atau para dosen dan sebagian politisi justru melakukan hal yang sebaliknya kepada para mahasiswa dan konstituennya. Di Indonesia, juga terjadi hal yang sama. Email kini telah menjadi sebuah keharusan bagi masyarakat di perkotaan, khususnya para pelajar, mulai dari murid SD sampai mahasiswa, kalangan pekerja mulai dari pekerjaan rendahan seperti pekerja atau buruh hingga pekerja intelektual atau kalangan eksekutif. Semua itu tidak lain karena mereka ingin ingin terhubung dengan media sosial seperti Facebook atau Twitter.
Tradisinya, email adalah media komunikasi informal, di mana seseorang yang berkorespondensi dengan organisasi atau perusahaan dengan email, biasanya karena sudah memiliki kedekatan hubungan. Email juga merupakan media komunikasi yang murah dan efisien. Bahkan dalam kepentingan tertentu, pengiriman pesan dengan email bisa dibuat dalam bentuk kelompok (group) sehingga bisa dikirim secara bersamaan hanya dengan sekali pengiriman. Cara tersebut dinilai sangat bermanfaat untuk menyebarkan pesan berupa berita atau pengumuman organisasi atau perusahaan. Email juga bisa digunakan untuk melengkapi komunikasi organisasi bersama dengan media cetak seperti misalnya notulen rapat. Selain itu keunggulan email adalah bisa disisipkan di media elektronik lainnya, di website. Bahkan email juga memiliki kemampuan respon yang cepat dan efektif, seperti jika digunakan untuk keperluan menyebar angket, form pengukuran dan evaluasi. Ada sejumlah tipe email yang biasa digunakan berbagai organisasi di antaranya:
Person to person atau Pribadi ke pribadi
Newsgroup / Company Group atau Grup Berita / Grup Perusahaan
Instant Messaging atau Pesan Singkat
Grouped by defined audience atau Kelompok dengan khalayak khusus
Bulletin or message board atau Media E-Bulletin atau Pengumuman
Menggunakan email memiliki sejumlah keuntungan, di antaranya: a) menawarkan pengiriman dari meja ke meja dengan cepat; b) sangat berguna untuk mengirim dokumen yang disertai dengan gambar; c) proses yang murah; d) sangat bisa diarahkan pada khalayak yang diinginkan; e) email
adalah teknologi yang dapat dikelola dan diakses
4. Media Audio
Dalam organisasi, berkomunikasi dengan media audio seringkali diperlukan. Walaupun media audio adalah media terbilang cukup mahal, baik dari harga perangkat maupun biaya jasa. Menurut Pattersson dan Radtke (2009), suara (dari media audio) baik untuk membangun muatan emosi, drama atau atmosfir penting, meski hanya mengena pada indra pendengaran saja. Suara juga bisa sangat efektif membangun citra (ilustrasi atau gambaran) mental jika dibuat dengan singkat.
Rahmat dalam bukunya Psikologi Komunikasi, menyebut suara (audio) sebagai pesan Paralinguistik; “pesan non‐verbal yang berhubungan dengan cara mengucapkan pesan verbal.” (Rakhmat, 2008).
Selain itu Rakhmat juga membagi pesan paralinguistik atas lima jenis, yakni: 1) nada atau “pitch”, menunjukkan jumlah getaran atau gelombang yang dihasilkan sumber bunyi; 2) kualitas suara, menunjukan “penuh” atau “tipisnya” suara; 3) volume, menunjukkan tinggi‐rendahnya suara; 4) kecepatan; dan 5) ritme atau irama.
Media audio dianggap cukup fleksibel, karena bisa mencapai sasaran khalayak dalam jumlah besar (mass audience), sekelompok orang atau bahkan antara dua orang saja. Jenis‐jenis media audio menurut Patterson dan Radtke seperti Audio Tapes, Mesin Pesan, Pager (sekarang sudah tidak digunakan lagi di Indonesia), Musik dan Jingles, Telepon, Hotline atau Toll Free Numbers, Teleconferences atau Telekonferensi, Internet Streaming, Compact Disc (CD), Radio
Talkshows atau Acara Talkshow Radio, Radio Advertising atau Iklan di Radio, Radio Komunitas, Radio PSAs atau Iklan Layanan Masyarakat di Radio, Radio News atau Radio Berita.
Keuntungan menggunakan media audio: a) sangat baik untuk
membangun emosi, drama dan rasa penting; b) sangat efektif untuk khalayak yang buta huruf; c) bisa sangat interaktif seperti radio; d) bisa terjalin hubungan personal; e) bisa mencapai target khalayak dalam jumlah besar dengan cepat (radio); f) bisa disinergikan dengan media lain.
Sedangkan tantangan menggunakan media audio sebagai berikut: a) media audio hanya efektif jika dibuat dalam durasi yang pendek, dalam berbagai contoh, iklan radio hanya dibuat dalam hitungan detik saja, antara 10 – 30 detik; b) media audio lebih efektif dengan pesan yang sederhana; c) media audio, dalam beberapa hal memerlukan biaya yang mahal, seperti iklan di radio; d) media audio, seringkali membutuhkan tenaga yang terampil.
5. Media Video – Audio Visual
Dalam berbagai hal, media video dianggap sebagai media yang paling efektif menyampaikan pesan, karena mengandung dua elemen atau unsur yakni audio (pendengaran) dan visual (penglihatan). Media video juga dianggap paling dapat menjangkau khalayak yang beragam, termasuk untuk target khalayak yang tidak bisa baca tulis.
Namun menurut Patterson dan Radtke, unsur audio atau suara berpengaruh 50 persen lebih terhadap khalayak. Unsur audio atau suara dalam media video adalah suara bicara, ilustrasi musik, dan sound effect
khusus. Ada beberapa jenis media video yang bisa digunakan untuk menyampaikan pesan komunikasi organisasi yakni film, berita TV, internet streaming, video konferensi, iklan TV atau iklan layanan masyarakat di TV, media audio visual perusahaan (jaringan terbatas), TV berjaringan atau TV kabel, TV komunitas, dan media video luar ruangan (billboards atau
scoreboards).
Keuntungan menggunakan media video (audio visual) dalam
komunikasi organisasi menurut Patterson dan Radtke adalah sbb.: a) sebagian besar khalayak lebih menyukai media video; b) bisa lebih dramatis dengan sentuhan efek gambar maupun suara; c) bisa memperlihatkan bagaimana sebuah program organisasi bekerja dan bagaimana hasil kerjanya berdampak pada khalayak; d) sebagian orang dipengaruhi oleh stimulus visual; e) bisa mengandung banyak informasi dalam tayangan yang singkat; f) bisa dibawa ke mana‐mana (contoh dalam hal ini adalah gadget atau perangkat elektronik seperti laptop, tablet PC, ponsel pintar/smartphone yang terkoneksi dengan internet); g) jika dikombinasikan dengan sistem penyiaran dengan teknologi satelit yang real time atau siaran langsung, bisa menciptakan Global Village
(istilah yang diambil dari prediksi Marshall McLuhan); h) video membawa dunia menjadi lebih baik atau lebih buruk ke ruangan di rumah (melalui siaran tv teresterial atau jaringan kabel).
Sedangkan tantangan menggunakan media video untuk komunikasi
organisasi: a) biaya produksinya sangat mahal; b) khalayak menginginkan nilai produksi yang tinggi; c) membutuhkan tenaga terampil untuk membuat isinya; d) video bisa menciptakan efek mengaburkan, karena itu buatlah pesan yang pendek dan sederhana.
6. Media Online
Komunikasi dengan media online adalah komunikasi yang proaktif, interaktif (bisa timbal balik), dan terus‐menerus. Patterson dan Radtke menyebutkan: “They involve finding and posting relevant information; identifying with current, potential, and seeker (people who are roaming the Web and find the site because the issue interests them) audiences, and it is hoped, developing an online community”
(Paterson & Radtke, 2009), yang artinya: mereka (baca: media online) melibatkan proses pencarian dan posting informasi yang dikehendaki, mengidentifikasi khalayak yang aktual, potensial dan pencari (baca: orang yang mengeksplorasi dan menemukan situs, karena isunya membuat mereka tertarik), yang harapannya bisa membangun komunitas online.
Adapun media online saat ini terdiri atas tiga jenis, yakni: 1) Penyediaan Informasi; 2) Penyediaan Informasi dengan keanggotaan yang terbatas (sign up
atau mendaftar, situs pemesanan atau order materials, dll.; dan 3) Penyediaan Informasi dengan pola interaktif dengan host atau tuan rumah.
Jenis‐jenis media online menurut Patterson dan Radtke adalah nameplate
only, intranet, penyedia konten, penyedia program, interaktif atau blog.
Keuntungan menggunakan media online untuk komunikasi organisasi: a) mudah dicari oleh semua orang; b) beroperasi selama 24 jam; c) bisa dicari dengan cepat menggunakan kata kunci; d) teks dan gambar mudah dicopy dan dimanipulasi untuk kepentingan pengguna; e) bisa diintegrasikan dengan materi video maupun audio; f) bisa diprogram secara otomatis untuk memberikan jawaban; g) bisa sangat interaktif.
Sedangkan tantangan atau kendala menggunakan media online untuk komunikasi organisasi: a) membutuhkan biaya besar untuk pembuatan dan pemeliharaan; b) tidak semua khlayak bisa mengakses secara merata; c) konten bisa membahayakan jika tidak dikelola dengan baik dan hati‐hati.
7. Media Alternatif
Sebuah organisasi atau perusahaan biasanya juga memiliki media alternatif untuk berkomunikasi dengan khalayaknya, selain semua media yang sudah
dijelaskan. Media ini biasanya dibuat untuk diberikan secara cuma‐cuma sebagai kenang‐kenangan atau bisa juga dijual untuk menambah penghasilan perusahaan atau organisasi. Media tersebut biasanya disebut sebagai souvenir, antara lain bentuknya adalah kaos, jaket, atau topi, sticker (gambar tempel) &
car wrap, produk konsumer seperti kaleng susu, tote bags atau goody bags, kancing atau pin, mug atau gelas keramik, banners, balon atau balon udara, penanda buku, buku agenda, kalender, flashdisk, dan masih banyak lagi.
