Oleh: Almy Zarlis, S.T.
Tahap 6. Pengukuran ROI ‐ Return of Investment (hasil dari investasi)
D. Perbedaan Monitoring dengan Evaluation
Monitoring adalah kegiatan pengumpulan informasi secara sistematis dan berkesinambungan, juga berarti analisis atas informasi yang dikumpulkan
tersebut untuk digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan.
Monitoring dapat diterjemahkan sebagai kegiatan pemantauan program. Menurut UNDP (2009) ada perbedaan antara monitoring dengan evaluaton: Disebutkan
bahwa monitoring memfasilitasi evaluasi, tapi evaluasi menggunakan
pengumpulan data tambahan baru dan kerangka kerja yang berbeda untuk analisis.
Antara keduanya ada kesinambungan karena sesungguhnya keduanya tak terpisahkan dalam kerangka perencanaan (UNDP, 2009)6:
Without effective planning (clear results frameworks), the basis for evaluation is weak; hence evaluation cannot be done well.
Without careful monitoring, the necessary data is not collected; hence evaluation cannot be done well.
Monitoring is necessary, but not sufficient, for evaluation.
Monitoring facilitates evaluation, but evaluation uses additional new data collection and different frameworks for analysis.
Monitoring and evaluation of a programme will often lead to changes in programme plans.This may mean further changing or modifying data collection for monitoring purposes.
Monitoring atau pemantauan diperlukan dalam kegiatan perencanaan, namun untuk kegiatan evaluasi diharuskan menggunakan pengumpulan data
6
Dikutip dari: Handbook on Planning,Monitoring and Evaluating for Development Resullts, Copyright ©UNDP, 2009, Halaman 6.
dan informasi tambahan selain dari hasil pemantauan yang dilakukan. Evaluasi membutuhkan lebih banyak informasi dalam rangka melakukan analisis.
Mengacu kepada UNDP (2009), monitoring dirumuskan sebagai proses yang sedang berlangsung di mana para pemangku kepentingan (stakeholder) memperoleh umpan balik berkala (regular feedback) mengenai kemajuan yang telah dicapai dalam rangka meraih sasaran (objectives) dan tujuan (goal). Pengertian monitoring ini mengetengahkan banyak pihak yang terlibat pada pencapaian sasaran dan tujuan. Artinya, monitoring dapat melibatkan pihak‐pihak yang berada di luar lingkup organisasi.
Jika diambil contoh pada kasus MCK umum di awal bab ini, monitoring tidak hanya memantau pihak perencana dan strategi komunikasi (internal organisasi), akan tetapi menghendaki pemantauan situasi dan tradisi masyarakat di mana perencanaan akan diterapkan. Dalam batasan ini, stakeholder dari
berbagai kriteria harus menjadi objek pemantauan. Berdasarkan sifat
perencanaannnya, kategori untuk mereka dapat beragam dan berbeda‐beda untuk setiap perencanaan. Di satu perencanaan, kelompok konsumen produk merupakan stakeholder potensial yang membutuhkan pemantauan penuh dalam pencapaian sasaran. Namun di perencanaan lain, dapat saja pihak konsumen bukanlah hal yang harus dipantau penuh, dapat saja menjadi lebih penting memantau peran karyawan atau petugas internal dalam organisasi.
Masih mengacu pada UNDP (2009), evaluasi dirumuskan langkah
penilaian (assesment) yang teliti dan independen atas kegiatan dalam perencanaan yang telah dicapai atau yang sedang berlangsung dalam rangka menentukan sejauh mana tujuan telah tercapai dan bagaimana kontribusinya dalam pengambilan keputusan (decision making). Evaluasi menghendaki langkah penilaian yang lebih kompleks untuk analisis bagi pelaksanaan dan bagi strategi perencanaan. Penilaian (assesment) ini sifatnya menetap, lengkap, dan baku sehingga memudahkan analisis dalam rangka membuat rekomendasi. Evaluasi
memungkinkan untuk menempuh langkah‐langkah metodologis sebagaimana
sebuah penelitian ilmiah .
Kegiatan monitoring dan evaluasi cenderung selalau berangkai, namun perlu diperhatikan bahwa antara keduanya terdapat perbedaan. Dadang Solihin (2012) menyebutkan bahwa: monitoring dikatakan sebagai kegiatan mencatat, atau membuat semua catatan (data, informasi atau bahan lain) yang dilakukan sebagai bagian yang menyertai perjalanan program perencanaan. Sedangkan evaluasi adalah penilaian secara berkala mengenai efisiensi, keefektifan (effectiveness), serta keberlanjutan dan relevansi hasil‐hasil yang diperoleh dalam program
perencanaan (yang dinilai dari pencapaian tujuan). Penilaian dalam evaluasi seyogyanya dilakukan secara independent dalam rangka objektivitas dalam menilai dan memberikan laporan. Mereka akan menghasilkan data, informasi dan
bahan lainnya yang sangat membantu atau memandu dalam pengambilan
keputusan di masa datang.
Meskipun keduanya merupakan langkah penilaian atas pencapaian
program, terdapat hal‐hal yang membedakan keduanya. Menurut Dadang Solihin perbedaan tersebut dinyatakan dalam tabel berkut:
Gambar 12.3. Perbedaan Monitoring dan Evaluasi
ASPEK MONITORING EVALUASI
TUJUAN Menilai kemajuan dalam pelaksanaan program yang sedang berjalan Memberikan gambarang pada suatu waktu tertentu mengenai suatu program FOKUS
Akuntabilitas penyampaian input program
Dasar untuk aksi perbaikan
Penilaian keberlanjutan program
Akuntabilitas penggunaan sumber daya
Pembelajaran tentang hal-hal yang dapat dilakukan lebih baik di masa datang
CAKUPAN
Apakah pelaksanaan sesuai rencana?
Apakah terdapat penyimpangan ?
Apakah penyimpangan tersebut dapat dibenarkan ? Relevansi Keberhasilan Efektivitas biaya Pembelajaran WAKTU PELAKSANAAN
Dilaksanakan terus-menerus selama pelaksanaan program
Umumnya dilaksanakan pada pertengahan dan akhir program
Sumber: Materi Diklat Perencanaan Kementerian Daerah Tertinggal. Modul Pelatihan. Oleh: Dadang Solihin, diambil dari: http://dadang-solihin.blogspot.com/
diunduh 29 Mei 2012 pukul 22.20.WIB
Monitoring boleh diartikan sebagai kegiatan mengawasi, yakni melakukan pengawasan atau pemantauan selama proses berlangsung. Ini berarti si pengawas berada di dalam proses, terlibat dan berpartisipasi ketika proses berlangsung. Pengertian ini dapat digambarkan dalam pola timeline atau penjabaran program dan kemajuan dalam urutan kronologis. Hal ini berarti pengawasan yang mengacu kepada penjadwalan kegiatan selama menjalankan strategi komunikasi. Penjadwalan (scheduling) diarahkan pada pekrjaan setiap bagian dengan pencapaian per satuan waktu, bisanya dibuat per minggu dalam satu bulan untuk
jangka waktu tertentu (sesuai program perencanaan yang dibuat). Pola timeline dapat diibaratkan sebagai catatan perjalanan waktu dari tahap awal hingga tahap penyelesaian. Secara sederhana contoh timeline schedule dapat dilihat pada tabel berikut ini:
Gambar 12.4. Contoh Timeline Schedule
Kotak yang diarsir pada tabel tersebut menunjukkan pekerjaan yang dilakukan dalam konteks waktu per minggu dalam satu bulan. Scheduling di atas hanya mencontohkan program perencanaan untuk jangka waktu tiga bulan. Dapat saja program dijadwalkan lebih panjang, sebagaimana yang telah disepakati pada saat perencanaan dan strategi dibuat.
Untuk skala yang lebih kecil dengan menampilkan bagian‐bagian pelaksana dan sasaran yang hendak dicapai, dapat dilihat pencapaian atau raihan seperti pada tabel berikut yang menggambarkan pencatatan kegiatan kampanye komunikasi dari sebuah PR consultant:
NO TIMELINE SCHEDULE DIVISION AND DEPARTMENT ACTIVITY P I C
MONTH ( PER WEEK) JAN (1) JAN (2) JAN (3) JAN (4) FEB (1) FEB (2) FEB (3) FEB (4) MAR (1) MAR (2) MAR (3) MAR (4)
1 MEDIA Printed Media John DewIy
RELATION Prod. House Brian TamarIn
Radio, TV and others John DewIy
2 COMMUNITY Approaching Anita Dwight
RELATION Charity Anne Hatherton
Benefit Share W. Amster
3 GOVERMENT Legal and Permt Roger Bradley
RELATION Regular app. Marc Marquez Ex-officio Hamlin Hariman 4 FINANCE DEPT. Budget Scott Tamlin
Cash Flow Drake Darnell
Accounting Mariana Amran
5 GENERAL Office app. John Brown
AFFAIR Transport Hamish Stann
Administration B. Kerlogg
Gambar 12.5. Contoh Monitoring Sheet
Dari catatan dalam bentuk monitorng sheet tersebut dapat dilihat bahwa pencatatan dilakukan demi memenuhi kebutuhan data dan informasi. Setiap kegiatan tercatat, tidak hanya menunjukkan apa (what) yang dilakukan dan divisi atau bagian apa yang melaporkan, tetapi juga mengemukakan siapa (who) yang bertanggung jawab, siapa yang melaporkan dan siapa yang memberikan pengesahan (approval). Juga diketahui kapan (when) dilaksanakan dan seberapa jauh (how) pencapaian hasil. Jika diperhatikan bahwa kegaiatan yang dilaporkan merupakan bagian‐bagian dari (part of) kegiatan strategi media dalam program kampanye, maka dapat pula dipahami di mana (where) laporan tersebut dibuat. Di saat tertentu unsur where ini menjadi penting, misalkan ketika laporan dilakukan kepada kantor pusat penyelenggara kampanye itu yang berada di tempat lain yang mengharuskan pengiriman laporan: via surat konvensional maupun surat elektronik atau e‐mail.
Perihal format sheet ataupun matriks monitoring tersebut dapat dibuat sesuai kebutuhan organisasi. Namun hal yang perlu diperhatikan adalah: sedapat mungkin menyajikan akurasi data dan informasi. Ketika dalam monitoring sheet
ditampilkan komponen community care (kepedulian terhadap komunitas) dan
progress yang telah dicapai pada bulan ketiga, maka si pembaca laporan sedapat mungkin segera memahami bahwa bagian tersebut memang menjadi salah satu kegiatan dalam team perencanaan komunikasi dengan goal dan objectives yang telah disepakati sebelumnya.