Pengendalian dan Penjamin Mutu 98
Pengendalian dan Penjamin Mutu 99
Sebelumnya standar mengharuskan pemasok untuk merencanakan proses produksi, pemasangan dan servis yang secara langsung mempengaruhi kualitas dan memastikan bahwa proses ini dilakukan dalam kondisi yang terkendali. Perbedaannya merupakan pelebaran persyaratan untuk semua proses dan perluasan ruang lingkup di luar perencanaan semata-mata untuk mencakup pengorganisasian dan pengendalian semua proses.
Dinyatakan bahwa proses yang diperlukan untuk sistem manajemen meliputi kegiatan manajemen, penyediaan sumber daya, realisasi dan pengukuran produk. Ketentuan penyediaan berdasarkan Manajemen Sumber Daya, yang merupakan kumpulan proses yang mencakup sumber daya keuangan, manusia dan fisik. Realisasi produk juga merupakan kumpulan proses seperti desain, produksi, pemberian layanan, dan lain sebagainya. Pengukuran bukanlah proses tunggal tetapi sub-proses dalam setiap proses. Pengelompokan semua proses pengukuran bersama-sama tidak memiliki tujuan yang berguna kecuali cocok dengan standar - tujuan yang bernilai kecil dalam mengelola organisasi.
Hasil yang diinginkan tidak akan dicapai secara kebetulan, pencapaian perlu dikelola dan karena proses merupakan cara yang digunakan untuk mencapai hasil, ini berarti mengelola proses memerlukan tahapa-tahapan, diantaranya (Hoyle, 2001):
a. Mengelola input proses.
Proses ini mampu menghasilkan output yang dibutuhkan dari kualitas yang dibutuhkan, tepat waktu, dengan sumber daya fisik dan finansial manusia yang tersedia proses yang menyediakan input yang diperlukan mampu memasok mereka tepat waktu, dalam jumlah dan kualitas yang tepat dan jika tidak, menyesuaikan proses untuk mengakomodasi variasi yang diketahui.
b. Mengelola pekerjaan.
Ini berarti bahwa, kegiatan harus direncanakan, diatur dan dikendalikan dengan cara yang akan memberikan hasil yang diinginkan. Untuk melakukan ini, seseorang harus menentukan tujuan proses dan menetapkan ukuran keberhasilan kinerja. Maka dari itu untuk melakukannya dibutuhkan;
1) Menentukan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan merancang proses sehingga urutan dan interaksi kegiatan dan penggunaan sumber daya akan mencapai tujuan proses.
2) Tentukan tahapan dalam proses di mana pemeriksaan perlu dilakukan
Pengendalian dan Penjamin Mutu 100
untuk memverifikasi pekerjaan dan mendeteksi varian.
3) Atur penugasan tanggung jawab dan pendelegasian wewenang untuk tindakan dan keputusan yang diperlukan.
4) Install mekanisme komunikasi untuk memberi asupan proses dengan perubahan input dan untuk mendapatkan informasi tentang perilaku proses. Install sensor untuk mendeteksi perbedaan dalam kemampuan proses.
5) Memantau dan mengukur kinerja proses terhadap sasaran proses, dengan mempertimbangkan kemampuan pengukuran.
6) Ambil tindakan untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas yang dengannya proses menghasilkan hasil.
c. Mengelola sumber daya fisik.
Ini berarti bahwa sumber daya fisik yang dibutuhkan oleh proses direncanakan, di organisir dan dikendalikan dengan cara yang memungkinkan proses untuk memberikan hasil yang diinginkan. Mengelola sumber daya fisik membutuhkan tahapan-tahapan yang sesuai dengan proses yang dinginkan, agar setiap tahapannya sesuai. Untuk melakukan ini harus:
1) Menentukan sumber daya fisik yang diperlukan dan menetapkan tujuan secara akuisisi, pemanfaatan, dan produktivitasnya.
2) Menetapkan ukuran kinerja untuk perolehan, pemanfaatan, dan produktivitas sumber daya fisik.
3) Mengembangkan atau memperoleh sumber daya fisik dengan jenis, jumlah, dan kualitas yang tepat pada waktu yang tepat.
4) Pasang sensor untuk mengukur perolehan, pemanfaatan, dan produktivitas sumber daya fisik.
5) Memantau dan mengukur perolehan, pemanfaatan, dan produktivitas sumber daya fisik terhadap sasaran yang ditetapkan.
6) Buang aset yang tidak lagi diperlukan yang mengalihkan sumber daya dari operasi produktif.
7) Ambil tindakan untuk meningkatkan akuisisi, pemanfaatan, dan produktivitas sumber daya fisik.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 101
d. Mengelola sumber daya keuangan.Ini berarti bahwa sumber daya keuangan yang dibutuhkan oleh proses direncanakan, diorganisir dan dikendalikan sedemikian rupa sehingga sumber daya lainnya diperoleh tepat waktu, dengan kualitas yang tepat dan dalam jumlah yang tepat untuk memberi makan proses dengan sarana untuk memberikan kinerja yang diinginkan. Laporan proses sumber daya keuangan dan proses akan berhenti menghasilkan hasil yang diinginkan. Proses pengendalian keuangan pada umumnya tidak membentuk bagian dari sistem manajemen yang terdokumentasi, tetapi jelas seseorang tidak dapat mengelola proses tanpa mengendalikan keuangan. Keberhasilan suatu perusahaan tergantung pada kecukupan modal dan kontrol biaya. Untuk mengelola sumber daya keuangan kita harus:
1) Tetapkan mekanisme pengumpulan pendapatan termasuk faktur penjualan, penerimaan dan penagihan utang.
2) Mengatur mekanisme penghitungan biaya yang mengidentifikasi semua elemen pengeluaran termasuk biaya modal, biaya operasional, biaya perawatan dan biaya kualitas (biaya pencegahan, deteksi, koreksi dan kegagalan).
3) Memantau dan mengukur perolehan dan pemanfaatan sumber daya keuangan terhadap anggaran.
4) Pulihkan biaya surplus atau buang sumber daya fisik sebagaimana praktis; Alihkan sumber daya surplus untuk investasi untuk memenuhi permintaan modal.
5) Ambil tindakan untuk meningkatkan perolehan dan pemanfaatan sumber daya keuangan.
e. Mengelola sumber daya manusia.
Ini berarti bahwa sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh proses direncanakan, diorganisir dan dikendalikan dengan cara yang memungkinkan proses untuk memberikan hasil yang diinginkan.
1) Menentukan sumber daya manusia yang diperlukan dan menetapkan tujuan untuk akuisisi, pemanfaatan, kemampuan, kompetensi, dan produktivitas.
2) Menetapkan ukuran kinerja untuk akuisisi, pemanfaatan, kemampuan, dan produktivitas sumber daya manusia.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 102
3) Mengembangkan atau memperoleh sumber daya manusia dengan kompetensi yang tepat sehingga tersedia pada waktu yang tepat.
4) Tetapkan tanggung jawab dan limpahkan wewenang ke sumber daya manusia yang sepadan dengan kemampuan mereka.
5) Menciptakan kondisi di mana sumber daya manusia akan termotivasi untuk memberikan kinerja yang diinginkan.
6) Menyebarkan sumber daya manusia ini ke tahap dalam proses di mana mereka diperlukan, ketika mereka diperlukan dan dalam jumlah yang diperlukan.
7) Mengembangkan kemampuan sumber daya manusia yang diperlukan untuk kinerja yang efisien dan efektif.
8) Pasang sensor untuk mengukur perolehan, pemanfaatan, kemampuan, kompetensi, dan produktivitas sumber daya manusia.
9) Memantau dan mengukur perolehan, pemanfaatan, dan produktivitas sumber daya manusia terhadap sasaran yang ditetapkan.
10) Hentikan atau latih kembali sumber daya manusia yang tidak lagi diperlukan untuk operasi proses saat ini.
11) Mengambil tindakan untuk meningkatkan akuisisi, pemanfaatan, kapabilitas, kompetensi, dan produktivitas sumber daya manusia.
f. Mengelola kendala.
Kendala proses merupakan kekuatan yang mencegah, membatasi, atau mengatur suatu proses. Ada dua jenis kendala pada suatu proses; satu dapat dikontrol dan yang lainnya bukan karena persyaratan hukum atau kebijakan perusahaan yang tidak dapat Anda ubah. Setiap kendala harus dikelola secara berbeda. Kendala hukum dan kebijakan harus dipenuhi jika tidak prosesnya akan melanggar hukum atau kebijakan dan akan ditutup kecuali kepatuhan dipulihkan. Kendala yang dapat dikendalikan merupakan karakteristik dari proses yang dapat diubah asalkan efeknya dapat diukur.
Kekuatan yang menghambat proses dapat diidentifikasi dan dihilangkan, dikurangi atau dikendalikan. Kekuatan-kekuatan ini mungkin bersifat teknis, politis, fisik atau perilaku dan oleh karena itu tindakan yang diambil akan berbeda dalam setiap kasus. Untuk mengelola kendala yang dapat dikendalikan:
Pengendalian dan Penjamin Mutu 103
1) Verifikasi bahwa ukuran kinerja memberikan data yang bermakna untuk menilai proses kinerja.
2) Menentukan karakteristik yang melekat di mana ukuran kinerja bergantung (misal throughput dapat dibatasi oleh kapasitas atau tahap persetujuan).
3) Identifikasi kekuatan yang mencegah, membatasi batas, atau mengatur beberapa aspek kinerja proses (apa yang menghambat kapasitas atau menunda persetujuan).
4) Tentukan tahap dalam proses di mana dampak kendala melakukan kinerja (misalkan mesin penjilid dalam proses pencetakan atau persetujuan manajer pabrik untuk pesanan pembelian).
5) Tetapkan akar penyebab kendala teknis, politik, fisik atau perilaku (lem kontrol suhu atau ketidak percayaan manajer pabrik terhadap bawahan).
6) Ambil tindakan untuk menghilangkan kendala (pasang termostat baru untuk merekatkan reservoir atau memberi nasihat kepada manajer atau bawahan);
7) Bertindak atas kekuatan berikutnya yang membatasi kinerja proses dan seterusnya sampai kemampuan proses terjamin.
g. Mengelola hasil.
Bentuk manajemen yang paling umum adalah manajemen keluaran.
Manajemen keuangan seringkali merupakan manajemen keluaran - semua fokus ada di garis bawah tanpa memperhatikan proses yang menghasilkannya. Semua tendangan, cambuk, dan instruksi tidak banyak meningkatkan output karena fokusnya ada di tempat yang salah. Orang-orang mengeluh mereka tidak dapat memberikan lebih banyak karena kurangnya sumber daya yang mampu, masalah dengan input atau kendala yang diberlakukan oleh manajemen. Jika input, aktivitas, sumber daya, dan kendala telah dikelola secara efektif, output harus dapat diprediksi dan memuaskan pelanggan dan oleh karena itu output dikelola secara tidak langsung. Namun, Anda masih dapat mengelola output secara langsung. Untuk melakukan ini, Anda harus:
1) Tentukan output yang diperlukan dalam hal kuantitas, kualitas, dan ketepatan waktu yang sering menjadi spesifikasi pelanggan.
2) Menerjemahkan persyaratan menjadi karakteristik keluaran yang dapat
Pengendalian dan Penjamin Mutu 104
diukur dan menentukan satuan ukuran dan nilai standar. Pasang sensor dalam proses untuk mengukur karakteristik ini dan mendeteksi varian.
3) Install mekanisme komunikasi untuk memberi umpan balik informasi tentang output ke tahap dalam proses di mana koreksi dapat dilakukan.
4) Pantau dan ukur output untuk memverifikasi informasi kesesuaian dan umpan balik kepada mereka yang bertanggung jawab atas tindakan perbaikan. Mengambil tindakan untuk memperbaiki output yang tidak sesuai.
5) Tentukan penyebab variasi dan lakukan tindakan korektif untuk mencegah terulangnya variasi yang tidak dapat diterima.