Setiap standar memenuhi tujuan yang berbeda. Tujuan ISO 9000 adalah untuk memberikan apresiasi terhadap prinsip-prinsip dasar sistem manajemen kualitas dan penjelasan tentang terminologi yang digunakan dalam keluarga standar. Tujuan ISO 9001 adalah untuk memberikan persyaratan yang jika dipenuhi akan memungkinkan organisasi untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk secara konsisten menyediakan produk yang memenuhi pelanggan dan persyaratan peraturan yang berlaku. ISO 9001 menyatakan bahwa standar dapat digunakan untuk menilai kemampuan organisasi untuk memenuhi pelanggan, peraturan dan persyaratan organisasi sendiri.
Tujuan ISO 9004 adalah untuk memberikan panduan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas dan kinerja keseluruhan organisasi. ISO 9001 dan ISO 9004 telah dikembangkan sebagai pasangan standar yang konsisten yang saling melengkapi. Mereka memiliki struktur yang sama tetapi dapat digunakan secara mandiri. ISO 9004 tidak dimaksudkan sebagai panduan untuk ISO 9001.
Meskipun ISO 9004 mencakup persyaratan ISO 9001, ISO 9004 tidak mengandung penjelasan tentang persyaratan atau panduan ini dalam memenuhi persyaratan tersebut.Sangat penting bahwa ketiga standar dipelajari karena alasan berikut ISO 9000 berisi definisi istilah yang digunakan dalam keluarga standar. Tanpa pemahaman istilah, standar cenderung interpretasi yang salah.
ISO 9000 juga memuat konsep dan prinsip umum yang berlaku untuk manajemen kualitas dan sistem manajemen kualitas pada khususnya. Meskipun bukan persyaratan, konteks dan interpretasi persyaratan tidak akan dipahami tanpa apresiasi terhadap konsep yang mendukung persyaratan. (hoyle, 2001)
ISO 9001 berisi persyaratan untuk sistem manajemen kualitas. Standar ini harus digunakan dalam situasi kontrak di mana pelanggan mengharuskan pemasoknya untuk menunjukkan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk memproduksi secara konsistenproduk yang memenuhi persyaratan pelanggan.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 162
Teorinya adalah bahwa jika pemasok dapat menunjukkan bahwa mereka melakukan semua hal dalam ISO 9001, hanya produk yang sesuai yang akan dikirim ke pelanggan. Ini akan (secara teori) mengurangi kebutuhan pelanggan untuk memverifikasi produk pada saat diterima. Pihak ketiga juga dapat menggunakan standar untuk menilai kemampuan organisasi untuk menyediakan produk yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan. Organisasi dapat menggunakan ISO 9001 sebagai model dalam mendesain sistem manajemen mereka asalkan mereka juga menggunakan ISO 9000 dan ISO 9004. Dengan sendirinya ISO 9001 tidak mendefinisikan semua yang perlu dilakukan organisasi untuk memuaskan pelanggannya. (hoyle, 2001)
ISO 9004 berisi panduan tentang pengembangan dan peningkatan sistem manajemen kualitas. Standar ini harus digunakan sebagai pedoman dalam merancang, mengoperasikan dan meningkatkan sistem manajemen. Ini tidak dimaksudkan untuk tujuan kontraktual atau penilaian tetapi ketika digunakan secara internal mungkin ada manfaat dalam menggunakan standar sebagai dasar untuk menilai kemampuan saat ini. Tidak ada keraguan bahwa jika organisasi mengikuti panduan yang diberikan dalam ISO 9004, tidak akan ada masalah dalam menunjukkan bahwa ia memiliki sistem manajemen yang efektif.Standar diciptakan untuk memfasilitasi saling pengertian tentang persyaratan sistem manajemen kualitas dalam perdagangan nasional dan internasional.
Skema sertifikasi terkait yang bukan merupakan persyaratan dari salah satu standar dalam keluarga ISO 9000 diluncurkan untuk mengurangi biaya audit yang disponsori pelanggan yang dilakukan untuk memverifikasi kemampuan pemasok mereka. Skema tersebut lahir dari keengganan pelanggan untuk berdagang dengan organisasi yang tidak memiliki kredensial di pasar. Standar ini terutama ditujukan untuk situasi di mana pelanggan dan pemasok berada dalam hubungan kontraktual. Itu tidak dimaksudkan untuk digunakan di mana tidak ada hubungan kontrak. Namun, versi 1994 telah diterapkan dalam situasi non-kontraktual dengan hasil bahwa organisasi menciptakan lebih dari sistem yang rumit dengan dokumentasi yang jauh lebih banyak daripada yang mereka butuhkan.
Dalam situasi non-kontrak biasanya tidak perlu menunjukkan kemampuan potensial. Pelanggan biasanya membeli berdasarkan rekomendasi atau pengetahuan sebelumnya. Bahkan dalam situasi kontrak, demonstrasi
Pengendalian dan Penjamin Mutu 163
kemampuan seringkali hanya diperlukan ketika pelanggan tidak dapat memverifikasi kualitas produk atau layanan setelah pengiriman. Pelanggan mungkin tidak memiliki cara untuk mengetahui bahwa produk atau layanan memenuhi persyaratan yang disepakati sampai dimasukkan ke dalam layanan yang pada saat itu membutuhkan waktu, sumber daya dan reputasi yang mahal untuk melakukan koreksi. Dalam kasus di mana pelanggan memiliki kemampuan untuk memverifikasi kesesuaian, waktu dan upaya yang diperlukan merupakan beban tambahan dan penghapusannya membantu mengurangi biaya bagi pengguna akhir.
Standardisasi perusahaan sekarang merupakan alat manajemen efektif yang penting untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas. Kualitas dan standardisasi merupakan dua prasyarat penting bagi organisasi untuk memasarkan produk / layanannya di pasar yang kompetitif. Kualitas karenanya dimulai dengan standar. Kualitas mencakup keamanan, keandalan, daya tahan, kinerja, dan penerimaan produk / layanan oleh pelanggan. Oleh karena itu, kebutuhan kualitas harus dibangun dalam produk selama penelitian, desain, pengembangan dan produksi dan pada kenyataannya dasar yang membangun kualitas adalah standar.
Standardisasi merupakan pemilihan / adopsi solusi terbaik yang dapat diterima untuk masalah penelitian, dirumuskan secara ilmiah dan sistematis dengan mengelompokkan pengetahuan semua orang yang peduli dengan masalah tersebut dan harus ditinjau dan direvisi dengan persetujuan bersama.
Ini mempromosikan ekonomi keseluruhan optimal organisasi dengan memperhatikan persyaratan fungsional dan keselamatan. Dan juga berurusan dengan aspek-aspek lain seperti pengurangan variasi dalam ukuran, jenis dan tingkat produk dan layanan melalui rasionalisasi, pemilihan bahan / proses alternatif dan dengan demikian menghasilkan penghematan biaya tanpa mempengaruhi kualitas produk / layanan. Dengan kemajuan teknologi, metode produksi / perencanaan telah melihat beberapa perubahan yang dapat membawa peningkatan kesesuaian barang dan jasa untuk tujuan yang dimaksudkan (Mishra & Sandilya, 2009). Fungsi dasar standar ISO 9000 pada organisasi yang mengimplementasikannya (Abuhav, 2017):
a. Standar ISO 9001 merupakan standar internasional untuk pendirian, desain, dan implementasi sistem manajemen kualitas (QMS) dalam suatu organisasi.
b. Menerapkan persyaratan Standar ISO 9001 memungkinkan organisasi
Pengendalian dan Penjamin Mutu 164
menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten menyediakan produk atau layanan yang memenuhi persyaratan pelanggan.
c. Menerapkan persyaratan Standar ISO 9001 memungkinkan organisasi menunjukkan kemampuannya untuk secara konsisten menyediakan produk atau layanan yang memenuhi persyaratan perundang-undangan atau peraturan yang berlaku.
d. Menerapkan persyaratan Standar ISO 9001 memungkinkan organisasi untuk meningkatkan kepuasan pelanggan melalui penggunaan instrumen manajemen kualitas yang mencakup metode untuk perencanaan dan perbaikan proses dan memastikan kesesuaian dengan pelanggan serta persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku.
Persyaratan standar ini generik dan berlaku untuk semua sektor dan area bisnis dan dapat diterapkan di organisasi mana pun terlepas dari ukurannya atau jenis produk atau layanannya.