Organisasi harus memberikan penekanan besar pada pencegahan masalah di masa depan serta memecahkan masalah yang sudah jelas. Semua pemecahan masalah harus dilihat sebagai aktivitas peningkatan yang berkelanjutan. Jika, misalnya, masalah "solusi" hanya mengembalikan proses ke keadaan yang ada sebelum masalah terjadi, maka bahwa itu belum terpecahkan sama sekali. Tentu saja, tidak ada peningkatan yang telah dicapai. Masalah akan kembali. Di sisi lain, jika masalah dipecahkan dengan cara yang membuat masalah yang sama tidak dapat terulang, maka perbaikan proses telah terjadi.
Dengan mengikuti filosofi ini untuk setiap masalah, dari waktu ke waktu proses, produk, dan layanan akan menjadi lebih baik dan lebih kuat, dan organisasi akan menghadapi semakin sedikit masalah. Itu harus menjadi tujuan dari semua kegiatan pemecahan masalah. (Goetcs & Davis, 2016)
Model peningkatan berkelanjutan ini berjalan dengan beberapa nama.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 107
Orang Jepang menyebutnya Siklus Deming setelah Dr. W. Edwards Deming, yang memperkenalkannya kepada mereka. Di Barat, itu biasa disebut siklus PDCA, singkatan dari plan-do-check-act. Dalam buku ini Di Sini, kami telah mengambil kebebasan untuk menyarankan bahwa huruf A lebih tepat berarti menyesuaikan.
Siklus PDCA telah berevolusi dari apa yang disajikan Deming kepada audiensnya di Jepang pada musim panas 1950. Siklus dimulai dengan mendesain produk, diikuti se
cara berurutan oleh produksi, penjualan, dan riset pasar. Penekanannya pada pengembangan produk yang akan diterima di pasar dunia, dan itulah persyaratan saat itu di Jepang. Dalam fase desain, ia menekankan untuk mencari tahu apa yang dibutuhkan oleh pelanggan potensial, merancang produk untuk memenuhi kebutuhan, dan merencanakan produksi yang cukup untuk memvalidasi kelayakan produk. Itu telah menjadi bagian rencana dari siklus.
Rencana produksi akan dilaksanakan di kuadran kedua siklus. Itu telah menjadi fase Do. Setelah memproduksi produk, perusahaan menjualnya. Apakah itu terjual dengan baik atau kurang memberikan informasi tentang apakah perusahaan telah memilih jenis produk dengan benar. Ini telah menjadi fase Check. Setelah menjual produk, perusahaan didesak untuk mencari tahu dari pelanggannya apakah produk memenuhi harapan mereka dan bagaimana produk dapat diubah untuk melayani pelanggan dengan lebih baik. Itu telah menjadi fase Act atau Adjust. Konsepnya merupakan bahwa siklus kedua akan segera dimulai, dengan mempertimbangkan segala sesuatu yang dipelajari dari siklus pertama; maka akan ada yang ketiga, keempat, dan seterusnya, terus menerapkan informasi yang dipelajari untuk mendesain ulang produk dan menemukan cara untuk membuat produksi lebih efisien, selalu dengan persyaratan pelanggan sebagai input yang sangat penting untuk proses. (Goetcs
& Davis, 2016). Siklus PDCA terdiri dari empat komponen utama yang masing- masing dapat dibagi lagi ke dalam kegiatan penyelesaian masalah langkah-demi- langkah yang diperlukan:
Pengendalian dan Penjamin Mutu 108
Siklus PDCASumber: (Goetcs & Davis, 2016)
Gambar 8.2 Contoh Siklus PDCA a. Plan
Masalahnya harus didefinisikan, informasi yang relevan dikumpulkan, akar penyebab masalah diidentifikasi, solusi yang mungkin dikembangkan dan dipertimbangkan, dan alternatif terbaik yang dipilih untuk implementasi.
Semua ini perlu dilakukan oleh orang-orang yang dipilih dengan hati-hati berdasarkan proses yang terlibat dan pengetahuan, keterampilan, pengalaman relevan mereka yang khusus, dan sebagainya.
b. Do
Terapkan solusi yang dipilih sebagai yang terbaik.
c. Check
Pantau solusi yang diimplementasikan dan kumpulkan data yang relevan dengan masalah asli dan bidang lain yang menjadi perhatian misalnya, kekhawatiran tentang konsekuensi yang tidak diinginkan dari solusi.
Menganalisis data untuk menentukan apakah solusi yang diimplementasikan menghilangkan masalah.
d. Action
Jika langkah check mengonfirmasi bahwa masalah telah dihilangkan dan kemungkinan tidak akan kambuh, maka pekerjaan sudah selesai. Namun, jika ditemukan bahwa solusi tersebut tidak mencapai hasil yang diinginkan atau masih ada kemungkinan pengulangan, maka akan perlu untuk
"menyesuaikan" solusi yang diterapkan. Menyesuaikan juga bisa berarti membuang solusi yang diimplementasikan dan mencoba pendekatan yang berbeda. Apakah solusi yang diimplementasikan telah gagal sepenuhnya atau tidak sesuai dengan harapan, penyesuaian konseptual akan diteruskan ke langkah Rencana dari siklus PDCA lainnya.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 109
Siklus ini dapat diulang sebanyak yang diperlukan untuk menghilangkan masalah dengan sukses. Namun, jika kemajuan tidak terbukti setelah beberapa siklus, adalah ide yang baik untuk berhenti, mundur, dan melihat lagi masalah aslinya (Goetcs & Davis, 2016).
Teknik pemecahan masalah PDCA sama-sama berguna baik Anda bereaksi terhadap peristiwa kegagalan yang ada atau secara proaktif mencari cara untuk mengatasi masalah laten yang belum terjadi tetapi itu bisa terjadi.
Siklus PDCA merupakan sejenis format generik dasar untuk membawa keteraturan dan logika ke proses penyelesaian masalah, dimaksudkan untuk menempatkan semua langkah ke dalam urutan logis dan kemudian memulai siklus sederhana yang dibiarkan berlanjut hingga solusi muncul. hasil sesuai dengan hasil yang direncanakan. (Goetcs & Davis, 2016).
C. LATIHAN SOAL/TUGAS
1. Apakah PDCA dapat menjamin perbaikan yang berkesinambungan?
2. Apa tahap pertama dalam mengelola suatu proses?
3. Buatlah penjabaran dari komponen utama PDCA?
4. Seberapa penting peran manajemen dalam perbaikan proses?
5. Siapa yang pertama kali menemukan siklus PDCA?
D. DAFTAR PUSTAKA
Arnold, J. R., and L. M. Clive (1996) Introduction to Operations Management.
Qualicum Beach, BC:J. R. Arnold & Associates Ltd.
Chase, R. B., and N. J. Aquilano, (1998) Production and Operations Management, 8th ed., Chicago: Richard D. Irwin.
David L. Goetsch, Stanly B, Davis (2016) Quality Management For Organization.
Pearson Press.
Stephen N. Chapman, J.R. Tony Arnold, Ann k, gatewood & Lloyd M. Clive (2017) Introduction To Material Managemen. Pearson Press.
Womack, J. P., and D. T. Jones, ( 2003) Lean Thinking: Banish Waste and Create Wealth in Your Corporation, 2nd ed., New York: Simon & Schuster.