Implementasi yang efektif berarti mematuhi kebijakan dan praktik, mengikuti apa yang dinyatakan, tidak mengubah prosedur setelah mengubah praktik. Standar ini mengharuskan organisasi untuk mengelola proses yang diidentifikasi sesuai dengan persyaratan ISO 9001. Tahapan yang harus dilakukan management dalam mengimplementasikan Iso 9000 dengan cara mengelola proses kemudian melibatkan pengelolaan semua karakteristik yang melekat dari proses sedemikian rupa sehingga persyaratan pelanggan dan pihak yang berkepentingan dipenuhi oleh hasil proses (Mishra & Sandilya, 2009):
a. Mengelola input proses;
b. Mengelola pekerjaan;
c. Mengelola sumber daya fisik;
d. Mengelola sumber daya keuangan;
e. Mengelola sumber daya manusia;
f. Mengelola kendala;
g. Mengelola hasil.
Manajemen proses karena itu jauh lebih dari mengelola kegiatan dan karena itu ketika menggambarkan proses, orang membutuhkan lebih dari bagan alur kegiatan. Ketentuan penyediaan sumber daya harus Manajemen Sumber Daya, yang merupakan kumpulan proses yang mencakup sumber daya keuangan, manusia dan fisik. Realisasi produk juga merupakan kumpulan proses seperti desain, produksi, pemberian layanan, dll. Pengukuran bukanlah proses tunggal tetapi sub-proses dalam setiap proses.
Setiap negara mengadopsi badannya sendiri untuk penerapan ISO: 9000.
Biro Standar India (BIS) telah memperkenalkan skema sertifikasi sistem kualitas menurut IS: seri standar 14000. Ini identik dengan standar sistem kualitas ISO seri 9000 yang diterima secara internasional. Langkah-langkah berikut diperlukan (Mishra & Sandilya, 2009):
Pengendalian dan Penjamin Mutu 168
a. Komitmen Manajemen (Management Commitment) : Manajemen puncak harus mengambil keputusan untuk penerapan standar ISO dengan mempertimbangkan pentingnya untuk meningkatkan kualitas produk / layanan. Kelebihan dan kekurangan ISO: 9000 harus diperhitungkan sebelum penerapannya dalam organisasi.
b. Mempersiapkan Pekerja untuk perubahan (Prepare the Workmen for change): Ini akan diperlukan untuk mengatur pelatihan, seminar / lokakarya tentang standar untuk pekerja dan saran mereka yang berharga harus dipertimbangkan untuk implementasi seri ISO yang tepat.
c. Pemilihan Model (Selection of Model): Model yang sesuai harus dipilih yang sesuai dengan organisasi untuk mencapai standar kualitas yang diinginkan.
Namun, pedoman untuk hal yang sama disediakan dalam standar itu sendiri.
d. Studi Model (Study of Model): Model yang dipilih harus dipelajari dengan hati- hati untuk daftar berbagai elemen yang perlu diikuti untuk memenuhi klausa.
Studi ini harus dilakukan oleh anggota ahli senior departemen.
e. Komite Pengarah (Steering Committee): Memperoleh sertifikasi ISO: 9000 merupakan proyek itu sendiri. Manajemen dapat menunjuk kelompok yang berbeda (2-4 anggota) untuk mengidentifikasi kegiatan yang akan dilakukan dan untuk melakukan survei terhadap praktik sistem jaminan kualitas yang ada. 'Rencana Induk Sepuluh langkah' dapat diikuti untuk pelaksanaan kegiatan utama yang terlibat dalam ISI: 9000 dengan mudah dan tepat waktu.
f. Pengaturan Pelatihan (Training Arrangements): Kursus pelatihan dalam ISO:
9000 standar akan diperlukan untuk koordinator dan pemimpin kelompok untuk memberi tahu mereka tentang peran dan kontribusi penting mereka dalam keseluruhan keberhasilan proyek.
g. Daftar-pemeriksaan (Check-list): Siapkan daftar-periksa dari item-item yang selalu dalam praktik tetapi perlu perubahan untuk perbaikan dan yang tidak dalam praktik.
h. Persiapan Manual (Preparation of Manual): Menyiapkan manual kualitas dan dokumen lainnya yang menggabungkan semua elemen dari model yang dipilih untuk memperbaiki tanggung jawab kepada anggota kelompok dengan kekuatan, wewenang dan tanggung jawab.
i. Persiapan Manual Operasi (Preparation of Operation Manual): Menyiapkan manual prosedur, manual operasi dan instruksi kerja dalam kalimat pendek dan sederhana sehingga mudah dimengerti oleh semua anggota.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 169
j. Pembaruan Gambar dan Spesifikasi (Upgradation of Drawings and Specifications): Gambar dan spesifikasi usang yang lama harus ditarik dan yang baru memenuhi persyaratan pelanggan harus digunakan untuk menghindari kebingungan di antara pekerja dan operator. Umpan balik dari pasar akan berguna untuk mengetahui standar internasional untuk memperbarui produk dan selanjutnya gambar dll.
k. Pelatihan Karyawan (Training of Employees): Pelatihan yang tepat untuk pekerja / operator lantai toko harus diberikan berkaitan dengan standar ISO:
9000. Karena, kontribusi setiap karyawan sangat penting untuk keberhasilan persyaratan kualitas. Pelatihan in-house sedapat mungkin harus dibuat wajib untuk semua pekerja. Namun, beberapa manajer tingkat menengah dan atas dapat diberikan pelatihan khusus di luar organisasi, yang pada gilirannya akan mendidik semua anggota lainnya pada waktunya.
l. Penyediaan Fasilitas (Provision of Facilities): Daftar semua alat, peralatan, dll. harus disiapkan yang akan diperlukan untuk penerapan ISO: 9000 standar. Setiap modifikasi peralatan yang ada yang perlu modifikasi harus diambil pada waktu yang tepat, sehingga pekerjaan tidak terganggu karena fasilitas yang buruk.
m. Audit Internal (lnternal Audits): Audit mandiri untuk mengevaluasi organisasi sistem jaminan kualitas yang didokumentasikan diperlukan untuk memastikan bahwa semua praktik yang diikuti dan didokumentasikan tersedia. Ini akan menentukan sejauh mana organisasi mampu memenuhi persyaratan ISO: 9000.
n. Tindakan Korektif (Corrective Actions): Berdasarkan audit internal, tindakan korektif dapat direncanakan mengenai persyaratan prosedural untuk memenuhi standar.
o. Aplikasi untuk Audit Eksternal (Application for External Audi): Langkah selanjutnya merupakan menerapkan ke Biro Standar India atau badan lain untuk audit percobaan untuk rekomendasi mereka.
p. Implementasi Rekomendasi (Implementation of Recommendations):
Terapkan rekomendasi yang diberikan oleh lembaga sertifikasi dan sertakan dalam manual kualitas dan daftar periksa audit.
q. Permohonan Pendaftaran (Application for Registration): Setelah hasil audit percobaan positif, organisasi berada dalam posisi untuk mengajukan permohonan pendaftaran ke Biro Standar India pada badan lain yang diakui
Pengendalian dan Penjamin Mutu 170
secara internasional. Setelah penerimaan aplikasi, Biro akan memeriksa dan menunjukkan perbedaan jika ada dan aplikasi yang diperbaiki harus melengkapi untuk diproses lebih lanjut.
r. Pemberian Lisensi (Grant of License): Berdasarkan temuan tim penilai dan laporan yang memuaskan, lisensi akan diberikan kepada perusahaan oleh otoritas banding untuk menggunakan sertifikasi di kepala surat, sertifikat kualitas dll. Sertifikat ini biasanya berlaku selama tiga tahun. Tetapi selama periode ini juga audit waktu ke waktu dilakukan untuk memastikan bahwa sistem kualitas yang terdokumentasi diikuti secara efektif. Ini mengikuti siklus PDCA untuk tindakan korektif.
C. LATIHAN SOAL/TUGAS
1. Jelaskan mengenai fungsi dasar standart ISO 9000 harus diterapkan?
2. Jelaskan manfaat yang dapa diperoleh oleh organisasi dalam menerapkan standart ISO 9000?
3. Jelaskan langkah-langkah yang dilakukan dalam mengimplementasikan standart ISO 9000?
4. Carilah beberapa kasus organisasi yang menerapkan standart ISO 9000 dan bagaimana respon Customer pada organisasi tersebut?
5. Jelaskan kesulitan apa saja yang dihadapi organisasi dalam menerapkan standart ISO 9000?
D. DAFTAR PUSTAKA
Abuhav, I. (2017). ISO 9001:2015 A Complete Guide to Quality Management Systems. Boca Raton: Taylor & Francis Group, LLC.
Alan Rushton, P. C. (2010). The handbook of logistics and distribution management, 4th ed. USA: Kogan Page Limited.
Cunningham, C.E., and Cox, W., Applied Maintainability Engineering, Wiley Inter Science Publication, John Wiley and Sons, New York, 1972.
Fides Guide 2004 Issue, A Reliability Methodology for Electronic Systems, September 2004.
hoyle, d. (2001). iso 9000 quality systems handbook. tottenham court road, london england.
J.Dahlgaard, J., Kristensen, K., & K.Kanji, G. (2002). Fundamentals of Total Quality
Pengendalian dan Penjamin Mutu 171
Management: Process analysis and improvement. London: Taylor & Francis.
Kolarik, W.J., Greating Quality, Concepts, Systems, Strategies and Tools, New York McGraw Hill, 1995.
Lees. F.P., The Reliability of Instrumentation, Chemistry, and Industry, 1976.
Mahadevan, B. (2015). Operations management – Theory & practice. new Delhi:
Pearson.
Meindl, S. C. (2010). Supply chain management : strategy, planning, and operation (4th ed.). New Jersey: Pearson Education, Inc.
Meindl, S. C. (2016). Supply Chain Management Strategy, Planning, and Operation Sixth edition. England: Pearson Education Limited.
Mishra R.C., Reliability and Maintenance Engineering, New Age International Publishers, 2006.
Mishra R.C.; and Soota. T., ‘Modern Project Management’, New Age International Publishers, New Delhi, 2005.
Mishra, R. C., & Sandilya, A. (2009). Reliability And Quality Management System.
New Delhi: New Age International (P) Ltd.
Rosas, D. S. (2018). Problems & Solutions in Inventory Management. mexico:
Springer International Publishing AG.
Shafer, J. R. (2016). Operations and Supply Chain Management for MBAs. USA:
Hoboken, NJ : John Wiley & Sons.
Vrat, P. (2014). Materials management – An integrated systems approach. New Delhi:
Springer India.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 172
PERTEMUAN 13