Semua komponen EMS harus dikoordinasikan dengan fungsi penting lainnya organisasi, kebijakan, tujuan dan target keuangan, operasi dan keselamatan departemen dan, jika mungkin, kompatibilitas dengan departemen lingkungan. Strategi untuk penerapan standarnya dapat digolongkan ke dalam tiga tahap: membangun kepercayaan terhadap standar dengan memastikan interpretasi yang konsisten dan saling pengakuan antar yurisdiksi;
mempromosikan penerimaan standar di antara pengguna; dan memantau efektivitas standar.
Standar inginkan memastikan bahwa standar ISO 14000 digunakan dan ditafsirkan dengan tepat. Untuk pada akhirnya, ia berupaya memberikan informasi yang konsisten tentang mereka, dipandu olehnya Rencana komunikasi.
Karena standar bersifat sukarela dan tersedia secara luas (Fallis, 2013).
(Whitelaw, 2004)
a. Klausal 1 Persyaratan Umum
Klausul Standar ini menyatakan bahwa organisasi harus menetapkan, mendokumentasikan, menerapkan, memelihara, dan terus meningkatkan EMS, persyaratan yang dijelaskan dalam seluruh klausa.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 177
Tabel 13.1 Laporan tinjauan lingkungan persiapan Preparatory Environmental Review Report Executive Summary Key Emissions
P Memenuhi persyaratan izin proses pelapisan.
P Menjaga persyaratan pemantauan terdokumentasi dari survei visual dan
penciuman sebagaimana disyaratkan oleh izin untuk beroperasi P Menyusun daftar persyaratan legislatif dan peraturan.
C Lanjutkan untuk meneliti dan meninjau potensi penggunaan proses pelapisan
alternatif untuk mengurangi emisi VOC
C Kembangkan kode praktik untuk sub-kontraktor yang tiba di lokasi untuk perluasan yang diusulkan ke pabrik untuk mengurangi emisi debu buron.
G
Pantau dan kendalikan emisi kebisingan eksternal dan penerangan intrusif yang sesuai, untuk mengurangi gangguan pada area kemudahan sensitif yang berdekatan.
Discharges
P Pastikan kepatuhan yang berkelanjutan dengan persetujuan pemborosan cair
perdagangan untuk dibuang.
C
Tentukan rute yang tepat dan pembuangan buangan dari sistem drainase air permukaan untuk memastikan apakah ada jalur tumpahan pelarut dari toko bahan kimia utama.
C
Pastikan semua saluran pembuangan air terpetakan dan penutup ke permukaan air dan selokan kotor dicat dengan warna berbeda untuk membantu identifikasi.
G Lakukan inspeksi dan perawatan berkala untuk pencegat air permukaan dan
buat kontrol operasional untuk mengelola hal ini.
Waste management
P Pantau dan pastikan kepatuhan peraturan sehubungan dengan persyaratan
penyimpanan maksimum dari pemborosan kering.
P Pastikan semua fasilitas pembuangan pemborosan memiliki lisensi yang
sesuai.
G Beri label dengan jelas semua area pengumpulan pemborosan untuk
membantu pemisahan sampah.
Storage facilities
P Tetapkan apakah bunds di tambak memiliki kapasitas 110%.
G Berikan label yang memadai untuk toko bahan baku berbahaya.
G Selidiki kelayakan penyimpanan drum kimia di bawah penutup untuk
mencegah masuknya air dan pengurangan risiko kerusakan oleh pengacau.
G Lakukan inspeksi dan pemeliharaan berkala tangki penyimpanan massal.
G Lakukan audit energi dan buat langkah-langkah untuk konservasi panas di gudang.
G Batasi variasi kemasan yang digunakan untuk memudahkan pemisahan
pemborosan dengan lebih mudah.
Suppliers:
Pengendalian dan Penjamin Mutu 178
P Tingkatkan kesadaran lingkungan dari pemasok utama melalui kuesioner dan
bantuan dengan penerapan ISO 14001 jika perlu.
Customers:
G
Menyediakan pelanggan dengan kriteria kinerja lingkungan dari produk jadi;
meningkatkan pemahaman mereka tentang tugas mereka untuk memberi tahu pengguna akhir tentang pembuangan yang aman dan sesuai pada akhir masa pakai produk.
Sumber: (Whitelaw, 2004) Keterangan:
P : priority
C : possibility of environmental complaints G : best or good practice
b. Klausal 2: Kebijakan lingkungan
Standar ini mensyaratkan bahwa manajemen puncak harus menetapkan kebijakan lingkungan organisasi dan memastikannya (Whitelaw, 2004):
1) sesuai dengan sifat, skala dan dampak lingkungan dari kegiatan, produk atau layanannya dalam ruang lingkup EMS yang ditentukan;
2) termasuk komitmen untuk perbaikan dan pencegahan polusi yang berkelanjutan;
3) termasuk komitmen untuk mematuhi undang-undang dan peraturan lingkungan yang berlaku, dan dengan persyaratan lain tempat organisasi berlangganan;
4) menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau tujuan dan target lingkungan;
5) didokumentasikan, diterapkan, dipelihara, dan dikomunikasikan kepada semua orang di dalam organisasi;
6) tersedia untuk umum.
Karena itu, kebijakan tersebut harus relevan dengan dampak signifikan organisasi dan harus fokus pada dampak tersebut. Sebagai contoh, sebuah perusahaan pengolahan plastik tidak boleh memfokuskan kebijakannya pada penghematan bahan baku dengan mendaur ulang gelas minum polystyrene di kantin namun mengabaikan pemborosan yang sangat signifikan dari proses pembuatan.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 179
c. Klausal 3 Planning1) Environmental aspects
Standar ini mensyaratkan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi aspek lingkungan dari kegiatannya, produk atau layanannya yang dapat dikontrolnya dan hal- hal yang dapat mempengaruhi pengaruhnya, untuk menentukan yang memiliki atau dapat memiliki dampak signifikan terhadap lingkungan.
Perencanaan ini juga mencakup pengembangan, aktivitas, produk atau layanan baru. Pengaruh sangat mengacu pada pemasok dan pelanggan yaitu aspek tidak langsung yang diperluas kemudian.
Cara mengidentifikasi aspek lingkungan:
(a) Penggunaan sumber daya seperti energi, bahan baku
(b) Melepaskan ke atmosfer dari aktivitas normal - debu, kebisingan, panas, bau, pemborosan
(c) Pelepasan yang tidak disengaja ke lingkungan - seperti kebakaran (asap dan gas beracun) dan kebocoran bahan kimia, pelarut atau bahan bakar (diesel)
(d) Pengembangan lahan, termasuk dampak visual, lansekap, drainase, pengendalian hama, perubahan habitat alami
(e) Produk dan produk sampingan
2) Legal and other environmental requirements
Standar ini mensyaratkan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi dan memiliki akses ke persyaratan hukum dan lingkungan lainnya yang berlaku tempat organisasi berlangganan, dan untuk menentukan bagaimana mereka berlaku untuk aspek lingkungannya.
Pertama-tama memeriksa 'persyaratan lingkungan lain', ini mungkin termasuk situasi di mana, misalnya, kantor pusat perusahaan dari suatu organisasi menetapkan bahwa pelarut tertentu akan dilarang dari semua situs pada tanggal tertentu. Jelas bahwa arahan ini harus ditaati dan tercermin dalam kebijakan, program, sasaran, dan sasaran lingkungan secara keseluruhan. Sebagai contoh lebih lanjut, penggunaan PVC plastik berada di bawah pengawasan lingkungan aktif karena berpendapat bahwa, karena PVC merupakan bahan yang diklorinasi, dapat berdampak buruk bagi kesehatan manusia dan satwa liar.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 180
Meskipun bukti tersebut tidak dapat disimpulkan, sebuah organisasi yang bertanggung jawab terhadap lingkungan mungkin mengamanatkan bahwa semua situsnya menghapus materi ini sampai ada penelitian lebih lanjut mengenai dampak lingkungan dan bahaya keselamatan PVC.
3) Objectives, targets and programme
Standar ini mensyaratkan bahwa organisasi harus menetapkan dan memelihara tujuan dan target lingkungan yang terdokumentasi pada setiap fungsi dan tingkat yang relevan dalam organisasi.
d. Implementation and operation
Standar ini mensyaratkan, melalui tujuh sub-klausa berikut, organisasi untuk melakukan kontrol atas semua kegiatan yang memiliki, atau mungkin memiliki, dampak lingkungan yang signifikan. Akibatnya, prosedur perlu diimplementasikan untuk memastikan bahwa kegiatan lingkungan sehari-hari organisasi terjadi sesuai rencana:
1) Resources, roles, responsibility and authority
Standar ini mensyaratkan bahwa, sebagai bentuk komitmen, organisasi harus menyediakan sumber daya - terutama sumber daya manusia - untuk memfasilitasi pengelolaan lingkungan yang efektif. Keberhasilan implementasi sistem manajemen lingkungan membutuhkan komitmen dari semua karyawan dalam organisasi
2) Competence, training and awareness
Standar mensyaratkan bahwa organisasi harus mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pasal ini mensyaratkan bahwa semua personil yang pekerjaannya dapat menciptakan dampak signifikan terhadap lingkungan telah menerima pelatihan yang sesuai
3) Communication
Sub-ayat ini mengacu pada semua jenis komunikasi, baik internal, maupun eksternal, organisasi. Ini membutuhkan organisasi untuk menetapkan dan memelihara prosedur untuk komunikasi internal antara berbagai tingkatan dan fungsi organisasi. Ini juga mengharuskan organisasi untuk mendokumentasikan dan menanggapi komunikasi yang relevan dari pihak berkepentingan eksternal. Contoh komunikasi internal meliputi:
(a) Mengkomunikasikan tujuan dan target lingkungan kepada karyawan (b) Meningkatkan kesadaran akan masalah lingkungan kepada
Pengendalian dan Penjamin Mutu 181
karyawan(c) Mengkomunikasikan kebijakan lingkungan kepada karyawan
(d) Memberi saran tentang ketidaksesuaian dengan kepala departemen terkait
(e) Pelaporan insiden yang timbul dari operasi tidak normal atau darurat ke manajemen senior
4) Documentation
Organisasi harus menetapkan dan memelihara informasi, dalam bentuk kertas atau bentuk elektronik, untuk:
(a) menjelaskan elemen-elemen utama dari sistem manajemen lingkungan dan interaksinya
(b) termasuk dokumentasi yang diperlukan oleh ISO 14001 (c) dokumentasi ditentukan oleh organisasi itu sendiri (d) catatan yang disyaratkan oleh ISO 14001
(e) memberikan arahan (atau referensi) untuk dokumentasi terkait.
Berikut ini struktur sistem yang terdokumentasi secara praktis tetapi Tentunya merupakan ide yang baik untuk memiliki hierarki dokumentasi 'piramida' tiga hingga empat tingkat, dengan kebijakan lingkungan di bagian atas, yang menyebar ke bawah melalui manual, prosedur, dan dokumentasi pendukung. Ini merupakan struktur yang dapat ditemukan di sebagian besar organisasi yang memiliki sistem manajemen dan dianggap sebagai praktik yang baik.
Level 1: Manual lingkungan Level 2: Prosedurnya
Level 3: Instruksi kerja / rutinitas khusus Level 4: Formulir, dokumen, rencana, daftar
Struktur ini diilustrasikan pada Gambar 2.10. Masing-masing level dijelaskan di bawah ini (Whitelaw, 2004)
Pengendalian dan Penjamin Mutu 182
Gambar 13.1 Hierarchy of documentation
(a) Level 1 - Kebijakan Ini telah dibahas sebelumnya dalam bab ini.
(b) Level 2 - Manual lingkungan Ini dapat berupa dokumen yang agak singkat, yang hanya perlu mencakup kebijakan lingkungan dan deskripsi luas tentang bagaimana organisasi telah memenuhi persyaratan Standar. Sebagai dokumen, tanpa informasi sensitif secara komersial, dapat dikirim ke pelanggan atau pihak berkepentingan lainnya (dengan sedikit biaya) dan, pada kenyataannya, merupakan bantuan pemasaran yang baik.
(c) Level 3 - Instruksi kerja lingkungan / rutinitas khusus Tidak wajib bagi organisasi untuk memasukkan instruksi kerja lingkungan dalam hierarki dokumentasinya jika tidak sesuai dengan bisnis. Namun, dalam organisasi dengan banyak proses, yang terdiri dari level rute atau resep alternatif, mungkin ada kebutuhan untuk 'rutinitas' terpisah, lebih spesifik dan rinci untuk operator. Kalau tidak, mereka mungkin menemukan kesulitan untuk menemukan bagian yang relevan yang terkandung hanya dalam satu prosedur panjang. Ini dapat menyebabkan insiden lingkungan.
(d) Level 4 - Formulir dan dokumen Setiap organisasi menggunakan formulir baik itu hard copy atau elektronik. Formulir memungkinkan personel untuk mencatat informasi secara terstruktur sehingga personel lain dapat membaca dan menggunakan informasi ini.
Formulir juga menghapus persyaratan bagi individu untuk mengingat
Pengendalian dan Penjamin Mutu 183
setiap informasi yang diberikan. Ini berarti bahwa lebih sedikit kesalahan akan terjadi dalam sistem manajemen karena sistem tidak tergantung pada kelemahan memori manusia. Formulir yang dirancang dengan baik dapat bertindak sebagai dorongan bagi individu untuk mencatat jumlah informasi yang benar serta kualitasnya (yaitu, kegunaan informasi itu).
5) Control of Documents
Standar meminta organisasi untuk membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang disyaratkan oleh ISO 14001 untuk memastikan bahwa:
(a) Mereka terbaca dan mudah diidentifikasi.
(b) Mereka secara berkala ditinjau dan disetujui untuk kecukupan.
(c) Versi yang relevan tersedia di tempat penggunaan.
(d) Dokumen usang dihapus atau jika disimpan, diidentifikasi sesuai.
(e) Setiap dokumen yang berasal dari luar diidentifikasi secara tepat.
6) Operational control
Tujuan dari pengendalian operasional adalah untuk memastikan bahwa aspek-aspek lingkungan yang dianggap signifikan, dikontrol sedemikian rupa sehingga tujuan dan sasaran memiliki peluang yang adil untuk dicapai. Dengan demikian kontrol operasional akan cenderung bersifat preskriptif, dan tergantung pada sifat proses atau operasi yang mereka rujuk, dapat berupa instruksi kerja yang terperinci atau diagram atau bagan alir proses. Kontrol semacam itu umumnya menangani operasi sehari-hari organisasi.
7) Kesiapan dan tanggap darurat
Maksud di balik sub-klausul ini adalah bahwa suatu organisasi harus memiliki rencana bagaimana bereaksi dalam situasi darurat. Menunggu sampai terjadi keadaan darurat dan kemudian merumuskan rencana jelas bukan ide yang baik. Rencana atau prosedur darurat mungkin tidak berfungsi dalam praktiknya, dan kegagalan ini dapat menyebabkan insiden lingkungan.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 184
e. Checking and corrective action1) Monitoring and measurement
Monitoring dalam arti ISO 14001 berarti bahwa organisasi harus memeriksa, meninjau, memeriksa dan mengamati kegiatan yang direncanakan untuk memastikan bahwa mereka terjadi sebagaimana dimaksud.
Measurement Diperlukan pengukuran untuk menunjukkan jumlah absolut dari pemborosan yang diproduksi, atau didaur ulang; persentase peningkatan dalam pengurangan energi; bacaan pH meter untuk memastikan kepatuhan dengan undang-undang dan sebagainya
2) Evaluation of compliance
Hal ini mengharuskan organisasi untuk secara berkala mengevaluasi kepatuhan terhadap undang-undang saat ini. Ini ada dalam beberapa klausa ISO 14001: 1996 tetapi dirasakan oleh banyak kontributor terhadap rancangan revisi, bahwa itu harus lebih ditekankan dalam bentuk sub-klausulnya sendiri. Tidak ada panduan yang diberikan tentang apa yang dimaksud secara berkala, tetapi jika keadaan yang berubah dengan cepat, frekuensi evaluasi harus disesuaikan. Evaluasi itu sendiri dapat mengambil beberapa bentuk dengan audit berkala kontrol operasional yang digunakan untuk memastikan kepatuhan dengan persetujuan pembuangan menjadi hanya satu contoh.
3) Tindakan yang tidak sesuai, korektif, dan preventif
kegagalan untuk memenuhi target, harus diakui dan ditindaklanjuti.
Penyebab utama harus diselidiki dan kontrol diterapkan untuk memastikan ketidaksesuaian tidak terjadi lagi. Meskipun ini merupakan tujuan utama sub ayat ini, kehati-hatian harus diambil untuk memastikan bahwa tindakan korektif yang diambil oleh organisasi adalah sepadan dengan dampak lingkungan yang ditemui dan bahwa melakukan kelebihan waktu dan sumber daya untuk masalah dengan magnitudo rendah dihindari.
4) Records
Tujuan pasal ini merupakan untuk memastikan bahwa organisasi menyimpan catatan kegiatannya. Misalnya, dalam hal terjadi perselisihan dengan badan pengawas, tidak memiliki catatan untuk menunjukkan kepatuhan dengan persetujuan yang dikeluarkan (dalam bentuk data
Pengendalian dan Penjamin Mutu 185
pemantauan dan pengukuran independen) dapat menimbulkan masalah bagi organisasi. Denda yang berpotensi besar dapat dikurangi jika bukti obyektif dalam bentuk catatan yang menunjukkan uji tuntas. Oleh karena itu masuk akal bagi organisasi untuk memutuskan catatan mana yang perlu disimpan, dan untuk berapa lama, sepadan dengan risiko yang terlibat jika mereka tidak menyimpan catatan tersebut. Persyaratan legislatif akan menentukan bahwa beberapa catatan disimpan untuk periode waktu minimum yang ditentukan.
5) Internal audit
Audit internal sekarang menjadi alat manajemen yang mapan di banyak bisnis. Konsep kebijakan diri diakui sebagai mekanisme perbaikan oleh organisasi dengan segala bentuk sistem manajemen. Sistem manajemen lingkungan tidak berbeda dan sub-klausa ini mensyaratkan bahwa audit tersebut dilakukan. Audit harus dilakukan oleh, tidak hanya memeriksa kepatuhan organisasi terhadap persyaratan ISO 14001, tetapi juga memeriksa kepatuhan terhadap prosedur organisasi sendiri.
Prosedur mungkin perlu direvisi untuk mencerminkan praktik operasional saat ini, atau individu diingatkan untuk mengikuti prosedur.
f. Management review
Tujuan pasal ini adalah untuk mempertimbangkan, dengan cara yang terstruktur dan terukur, semua langkah sebelumnya yang telah diambil oleh organisasi. Pedoman untuk interval waktu antara tinjauan adalah 3 hingga 6 bulan pada tahap awal implementasi diikuti oleh tinjauan tahunan setelah sistem menjadi lebih matang. Pada kenyataannya, interval waktu harus ditentukan oleh peristiwa.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 186
Sumber: (Whitelaw, 2004)
Gambar 13.2 ISO 14001 implementation cycle for continuous improvement
Pengendalian dan Penjamin Mutu 187
C. LATIHAN SOAL/TUGAS1. Di antara manfaat sertifikasi ISO 14000 adalah peningkatan publik perusahaan penguatan citra dan pertahanan terhadap tuntutan hukum, sebutkan beberapa manfaat dari peerapan EMS ?
2. Dari Materi modul ini coba jelaskan secara singkat manfaatpenerapan untuk perhutanan dan pertanian?
3. Buatlah penjabaran dari implementing od system ISO 14000?
4. Sebuah survei yang dilakukan oleh Zutshi dan Sohal (2004) memberikan gambaran umum tentang persepsi dan pengalaman organisasi sehubungan dengan implementasi EMS, sebutkan 3 temuan trsebut?
5. Ada beberapa topik yang disarankan perlu perhatian lebih lanjut dalam versi baru ISO 14001, jelaskan 3 topik tersebut?
D. DAFTAR PUSTAKA
Ammenberg, J. and Hjelm, O. (2002). The connection between environmental management systems and continual environmental performance improvements. Corp Environ Strat 9(2), 183–192.
Arora, D.K.C. (2000). TQM and ISO 14000. Millenium edition (S.K. Kataria, ed.),pp.
698, 720–721. Delhi, India.
Babakri, K.A., Bennett, R.A. and Franchetti, M. (2003). Critical factors for implementing ISO 14001 standard in United States industrial companies. J Cleaner Prod 11, 749–752.
Chen, C.-C. (2005). Incorporating green purchasing into the frame of ISO 14000. J Cleaner Prod 13, 927–933.
Chen, Z., Li, H. and Hong, J. (2004). An integrative methodology for environmental managementin construction. Automation Construct 13, 621–628.
Freidman, J. and Walther, M. (2002). The impact of corporate environmental management systems – A comparison of EMAS and ISO 14001. Green Manage Int 36 winter, 91–103.
Ioannis, S Arvanitoyanis. (2010). WASTE MANAGEMENT FOR THE FOOD INDUSTRIES. Typeset by Charon Tec Ltd publisher.
Pengendalian dan Penjamin Mutu 188
PERTEMUAN 14