Governance serta kebijakan internal PTPN XII (Persero) yang telah ditetapkan. Dalam hal ini, Direksi mempunyai tugas dan kewajiban untuk: 1. Melaksanakan pengurusan PTPN XII (Persero)
sesuai dengan kepentingan dan tujuan PTPN XII (Persero);
2. Menetapkan susunan organisasi PTPN XII (Persero) lengkap dengan pelaksanaan tugasnya;
3. Melakukan segala tindakan dan perbuatan, baik mengenai pengurusan maupun kepemilikan kekayaan PTPN XII (Persero) serta mengikat PTPN XII (Persero) dengan pihak lain dan/atau pihak lain dengan PTPN XII (Persero) dengan pembatasan tertentu; 4. Wajib menyelenggarakan dan menyimpan
Daftar Khusus yang memuat keterangan mengenai kepemilikan saham Direktur dan Komisaris beserta keluarganya dalam PTPN XII (Persero) dan/atau pada perusahaan lain serta tanggal saham itu diperoleh;
5. Bertanggung jawab secara pribadi atas kelalaiannya yang merugikan kepentingan PTPN XII (Persero);
6. Melakukan self assessment atas kinerja Direksi secara periodik;
7. Memantau efektivitas praktik Good Corporate Governance;
8. Menyelenggarakan RUPS Tahunan dan/atau RUPS Luar Biasa;
9. Mengevaluasi Kebijakan Manajemen Risiko; 10. Menyusun RJPP dan mengajukannya kepada
Dewan Komisaris untuk mendapatkan persetujuan RUPS. RJPP yang disetujui Komisaris ditandatangani oleh Direksi dan Komisaris untuk kemudian diajukan kepada RUPS;
11. Menyusun kebijakan dan strategi manajemen risiko secara tertulis dan komprehensif termasuk penetapan jenis limit risiko secara keseluruhan, per jenis risiko dan per aktivitas fungsional PTPN XII (Persero) serta mengevaluasi dan memutuskan transaksi yang melampaui kewenangan pejabat satu kevel dibawah Direksi atau transaksi yang memerlukan persetujuan sesuai kebijakan dan prosedur intern yang berlaku;
12. Mengungkap informasi penting dalam Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan kepada pihak lain sesuai dengan peraturan perundang-undangan secara accurate, timely, consisten dan useful;
13. Melaksanakan strategi kebijakan operasional tentang Program Kemitraan dan Bina Lingkungan dan mengawasi penyaluran secara langsung; dan
14. Menyusun dan mengawasi sistem akuntansi berdasarkan prinsip-prinsip standar akuntansi.
of PTPN XII (Persero). Duties and Obligations of Directors are:
1. Conduct the management of PTPN XII (Persero) as per the interest and goals of PTPN XII (Persero); 2. Establish the Structure of Organization of PTPN
XII (Persero) as well as the implementation; 3. Take necessary actions either regarding the
management or asset ownership of PTPN XII (Persero) and bind PTPN XII (Persero) with a certain party and/or another party with PTPN XII (Persero) with certain limitations;
4. Obliged to prepare and keep a Special List which consists of the explanation of share ownership of Directors and Commissioners and the families in PTPN XII (Persero) and/or other companies and the dates of shares obtained;
5. Personally responsible dereliction of duty which causes interest loss of PTPN XII (Persero);
6. Conducting periodic self assessment for Director performance;
7. Monitoring the efectiveness of practice of Good Corporate Governance;
8. Conducting Annual General Shareholders Meeting and/or Extraordinary Shareholders Meeting; 9. Evaluating the Risk Management Policy;
10. Preparing the RJPP and submit to the Board of Commissioners to get approval. The RJPP which has been approved by Commissioners and signed by Directors and Commissioners should be submitted to the General Shareholders Meeting; 11. Preparing comprehensive Policy and Strategy
of Risk Management in writing including the establishment of risk limit type as a whole, per type of risk and per functional activity at PTPN XII (Persero), evaluate and decide the transaction above the authority of executive one level lower than Directors or the transaction which needs to be approved as per the current internal policy and procedure;
12. Disclosuring important information in Annual Report and Financial Report to other parties as per the Laws, accurately, timely, consistently and usefully;
13. Implementing the operational policy strategy regarding the Partnership Program and Environment Development and directly monitor the distribution; and
14. Preparing and monitor the accounting system based on the accounting standars principles.
103
6. Organ Pendukung Direksi a. Satuan Pengawas Intern (SPI)
SPI bertanggung jawab langsung kepada Direksi (dalam hal ini adalah Direktur Utama) yang bertugas membantu manajemen memastikan pengendalian intern PTPN XII (Persero) meliputi:
• Pengawasan penggunaan dana keuangan; • Mencegah kecurangan; dan
• Mendorong kepatuhan karyawan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
b. Sekretaris Perusahaan
Sekretaris Perusahaan dipilih dan diangkat serta bertanggung jawab langsung terhadap Direksi dan memberitahukan segala tindakan yang telah dilakukannya kepada Dewan Komisaris apabila diminta.
c. Komite-Komite Direksi
Dalam hal ini Komite yang dapat dibentuk Direksi antara lain adalah Komite Good Corporate Governance, Komite Pengadaan, Komite Sumber Daya Manusia dan Komite lainnya.
7. Rapat Direksi Tahun 2010
Selama tahun 2010, Direksi telah mengadakan rapat sebanyak 35 (tiga puluh lima) kali dengan agenda sebagai berikut:
6. Supporting Organs of Directors
a. Internal Audit Unit (IAU)
Internal Audit Unit is directly responsible to Directors (in this case President Director) who assist the Management to ensure the internal control of PTPN XII (Persero) consists of the following :
• Monitor the inancial consumption; • Prevent cheating; and
• Encourage the adherence of employee as per
the current rules.
b. Corporate Secretary
Corporate Secretary is appointed and directly responsible to Directors and inform any actions taken to Board of Commissioners if necessary.
c. Committess of Directors
Committees could be formed by Directors, i.e. Good Corporate Governance Committee, Purchasing Committee, Human Resources Committee, etc.
7. Directors Meeting 2010
In 2010, Directors have conducted 35 (thirty ive) meeting with the agenda as the following :
No Periode Period Agenda Agenda
1 4-01-2010, Ruang Rapat Lt. 2, Kantor Direksi PTPN XII (Persero), Jalan Rajawali Nomor 44, Surabaya.
4-01-2010, Meeting Room 2nd Floor, Head Oice of PTPN XII (Persero), Rajawali No. 44, Surabaya.
Rapat Pembahasan RKAP 2010.
Discussion Meeting of Work Plan and Company Budget 2010.
2 4-01-2010, Ruang Rapat Lt. 2, Kantor Direksi PTPN XII (Persero), Jalan Rajawali Nomor 44, Surabaya.
4-01-2010, Meeting Room 2nd Floor, Head Oice of PTPN XII (Persero), Rajawali No. 44, Surabaya.
Rapat Pembahasan Cafee Rollaas. Discussion Meeting of Cafee Rollaas.
3 5-01-2010, Ruang Rapat Lt. 2, Kantor Direksi PTPN XII (Persero), Jalan Rajawali Nomor 44, Surabaya.
5-01-2010, Meeting Room 2nd Floor, Head Oice of PTPN XII (Persero), Rajawali No. 44, Surabaya.
Rapat Presentasi Rencana Jangka Panjang (RJP).
Meeting of Presentation of Long Term Plan. 4 21-01-2010, Ruang Rapat Lt. 2, Kantor Direksi PTPN XII (Persero),
Jalan Rajawali Nomor 44, Surabaya
21-01-2010, Meeting Room 2nd Floor, Head Oice of PTPN XII (Persero), Rajawali No. 44, Surabaya
Rapat Pembahasan Hak Guna Usaha (HGU) Discussion Meeting of Business Permit/Right
5 1-02-2010, Ruang Rapat Lt. 2, Kantor Direksi PTPN XII (Persero), Jalan Rajawali Nomor 44, Surabaya.
1-02-2010, Meeting Room 2nd Floor, Head Oice of PTPN XII (Persero), Rajawali No. 44, Surabaya.
Rapat Perkembangan Unit Usaha Industri Hilir (UUIH).
Development Meeting of Downstream Business Unit.
6 12-02-2010, Ruang Rapat Lt. 2, Kantor Direksi PTPN XII (Persero), Jalan Rajawali Nomor 44, Surabaya.
12-02-2010, Meeting Room 2nd Floor, Head Oice of PTPN XII (Persero), Rajawali No. 44, Surabaya.
Rapat dengan Tim BPKP - GCG . Meeting with Team of BPKP - GCG.
7 15-02-2010, Ruang Rapat Lt. 2, Kantor Direksi PTPN XII (Persero), Jalan Rajawali Nomor 44, Surabaya.
15-02-2010, Meeting Room 2nd Floor, Head Oice of PTPN XII (Persero), Rajawali No. 44, Surabaya.
Rapat Pembahasan Prosedur Pembayaran. Discussion Meeting of Payment Procedure.