Dua Strategi Operasi : Flextronics dan Ryanair
3.5 Proses Strategi Operasi
Inventaris • Bagaimana hendaknya operasi menentukan berapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan di mana lokasinya?
Bagaimana operasi harus mengontrol ukuran dan komposisi komponen-
•
komponennya?
P e n g e m b a n g a n
suplier • Bagaimana hendaknya operasi memilih penyuplai?
Bagaimana ia hendaknya mengembangkan hubungannya dengan para
•
supliernya?
Bagaimana ia hendaknya memantau kinerja para suplier itu?
•
Perubahanan • Bagaimana seharusnya kinerja operasi diukur?
Bagaimana operasi harus memutuskan apakah kinerja yang memuaskan? Bagaimana
•
operasi memastikan bahwa kinerjanya tercermin dalam perbaikan prioritasnya?
Siapa yang harus terlibat dalam proses perbaikan?
•
Seberapa cepat operasi mengharapkan perbaikan kinerja?
•
Bagaimana proses peningkatannya hendaknya dikelola?
• P e n c e g a h a n kegagalan, resiko dan pemulihan
Bagaimana hendaknya operasi ini mempertahankan sumber dayanya agar tidak
•
gagal?
Bagaimana rencana operasi untuk mengatasi kegagalan jika terjadi?
•
3.5.1 Apa yang seharusnya diupayakan oleh proses perumusan?
Jadi apa yang harus strategi operasi mencoba untuk mencapai? Jelaslah, itu hendaknya menyediakan serangkaian tindakan yang, dengan peninjauan di belakang, telah menyediakan hasil 'terbaik' bagi organisasi. Tapi itu benar-benar tidak membantu kami. Apa yang kami maksud dengan 'yang terbaik', dan kebaikan apa yang hanya dapat diterapkan di belakang? Namun, sekalipun kami tidak dapat menilai 'kebaikan' strategi dengan pasti di muka, kami dapat memeriksa beberapa sifat yang dapat menghentikannya. Pertama, apakah strategi operasinya komprehensif? Kedua, apakah ada koherensi internal antara berbagai tindakan yang diusulkan? Ketiga, apakah tindakan yang diusulkan sebagai bagian dari strategi operasi sesuai dengan prioritas yang tepat untuk setiap tujuan kinerja? Keempat, apakah strategi memprioritaskan kegiatan atau keputusan yang paling penting?
Komprehensif
Gagasan 'kepatuhan' adalah langkah pertama yang penting dalam berusaha untuk mencapai strategi operasi yang efektif. Sejarah bisnis dikotori oleh perusahaan-perusahaan kelas dunia yang sama sekali tidak memperhatikan potensi dampak dari, misalnya, teknologi proses baru atau perubahan baru dalam jaringan suplai mereka. Selain itu, banyak strategi telah gagal karena operasi hanya memperhatikan satu keputusan penting.
Koherensi
Seraya strategi komprehensif berkembang seiring waktu, ketegangan yang berbeda akan timbul yang mengancam untuk menarik keseluruhan strategi ke arah yang berbeda. Ini dapat mengakibatkan hilangnya koherensi. Koherensi adalah ketika pilihan yang dibuat di setiap daerah keputusan tidak menarik operasi ke arah yang berbeda. Misalnya, jika teknologi fleksibel baru diperkenalkan yang memungkinkan produk atau layanan untuk disesuaikan dengan kebutuhan klien individu, maka akan 'berantakan' untuk merancang struktur organisasi yang tidak memungkinkan staf relevan untuk mengeksploitasi teknologi karena hal itu akan membatasi fleksibilitas efektif operasi. Untuk investasi dalam teknologi fleksibel agar efektif, harus disertai dengan struktur organisasi yang menerapkan keterampilan organisasi dengan tepat, sistem pengukuran kinerja yang mengakui bahwa fleksibilitas harus dipromosikan, sebuah kebijakan pengembangan produk/layanan yang baru yang menekankan jenis penyesuaian yang pantas, strategi jaringan suplai yang mengembangkan supplier dan pelanggan untuk memahami kebutuhan akan modifikasi tingkat tinggi, Strategi kapasitas yang mengerahkan kapasitas di mana penyesuaian diperlukan, dan seterusnya. Dengan kata lain, semua bidang keputusan saling melengkapi dan memperkuat satu sama lain dalam promosi tujuan kinerja tertentu.
Korespondensi
Sama, sebuah operasi harus mencapai korespondensi antara pilihan yang dibuat terhadap setiap daerah keputusan dan prioritas relatif yang melekat pada setiap tujuan kinerja. Dengan kata lain, strategi yang dikejar dalam setiap keputusan harus mencerminkan prioritas sejati dari setiap tujuan kinerja. Jadi, misalnya, jika pengurangan biaya adalah tujuan utama organisasi untuk operasi, maka keputusan investasi teknologi prosesnya mungkin bisa salah terhadap pembelian peralatan 'off-the- rak' dari supplier pihak ketiga. Hal ini akan mengurangi biaya modal teknologi dan juga dapat berarti pemeliharaan yang lebih rendah dan biaya berjalan. Akan tetapi, ingatlah bahwa membuat keputusan seperti itu juga akan mempengaruhi tujuan-tujuan kinerja lainnya. Peralatan di rak luar rumah mungkin tidak bisa, misalnya, memiliki fleksibilitas yang dimiliki oleh peralatan yang lebih 'dibuat untuk memesan'.
Juga, bidang-bidang keputusan lainnya harus sesuai dengan prioritas tujuan yang sama. Jika biaya rendah benar-benar penting maka seseorang akan berharap untuk melihat strategi kapasitas yang mengeksploitasi ekonomi alam skala, pasokan strategi jaringan yang mengurangi biaya pembelian, sistem pengukuran kinerja yang efisiensi stres dan produktivitas, strategi perbaikan berkelanjutan yang menekankan penurunan biaya berkelanjutan, dan seterusnya.
Kritis
Selain kesulitan memastikan koherensi antara bidang-bidang keputusan, ada juga kebutuhan untuk memasukkan prioritas keuangan dan persaingan. Meskipun semua keputusan penting dan perspektif komprehensif harus dipertahankan, dalam istilah praktis beberapa persimpangan sumber daya atau persyaratan akan lebih penting daripada yang lain. Penghakiman atas dengan tepat persimpangan mana yang khususnya kritis adalah sangat pragmatis yang harus didasarkan pada keadaan tertentu dari strategi operasi perusahaan individu. Oleh karena itu sulit untuk menyamaratakan kemungkinan adanya persimpangan tertentu yang kritis. Namun, dalam prakteknya, seseorang dapat mengajukan pertanyaan terbuka seperti, 'jika fleksibilitas itu penting, dari semua keputusan yang kami buat dalam hal kapasitas, jaringan pasokan, teknologi proses, atau pengembangan dan pengorganisasian, yang akan paling mempengaruhi fleksibilitas? 'ini dapat dilakukan untuk semua tujuan kinerja, dengan penekanan lebih besar ditempatkan pada mereka yang memiliki prioritas tertinggi. Umumnya, ketika disajikan dengan kerangka kerja seperti matriks strategi operasi, eksekutif dapat mengidentifikasi persimpangan tersebut yang secara khusus signifikan dalam keselarasan mencapai.
Kasus Singkat : Kadang-kadang rencana lebih baik daripada tidak ada rencana Ada cerita terkenal yang menggambarkan pentingnya memiliki semacam rencana, bahkan jika belakang membuktikan itu adalah rencana yang salah. Selama manuver di pegunungan alpen, satu detasemen tentara hungaria tersesat. Cuacanya buruk dan saljunya tebal. Dalam kondisi beku ini, setelah dua hari mengembara, para prajurit berhenti berharap dan menjadi rukun dengan kematian beku di pegunungan. Kemudian, yang membuat mereka senang, salah seorang tentara menemukan peta di sakunya. Sangat gembira dengan penemuan ini, para prajurit dapat melarikan diri dari pegunungan. Ketika mereka kembali dengan selamat di markas mereka, mereka menemukan bahwa peta itu sama sekali bukan dari pegunungan alpen, melainkan pegunungan Pyrenees. Moral dari cerita? Sebuah rencana (atau peta) mungkin tidak sempurna tetapi memberikan rasa tujuan dan pengertian akan arah. Jika para prajurit telah menunggu untuk peta yang tepat mereka akan membeku sampai mati. Namun keyakinan mereka yang diperbarui memotivasi mereka untuk bangkit dan menciptakan kesempatan.
Implementasi
Sejumlah besar penulis, yang menulis tentang semua bentuk strategi, telah membahas pentingnya implementasi yang efektif. Hal ini mencerminkan sikap menerima bahwa tidak soal seberapa canggihnya strategi intelektual dan analitis, strategi itu tetap hanya dokumen sampai diimplementasikan. Ken Platts dari Cambridge University telah menulis tentang sifat proses perumusan strategi operasi. Penggambaran generiknya tentang proses ini disebut sebagai lima P. (Purpose, Point of Entry, Process, Project Management, Partaicipation)
1. Tujuan. Seperti bentuk manajemen proyek lainnya, semakin jelas yang ada di sudah tujuan utama, semakin besar kemungkinan bahwa tujuan itu akan tercapai. Dalam konteks ini, pemahaman bersama tentang motivasi, batas-batas dan konteks untuk mengembangkan strategi operasi sangatlah penting.
2. Titik masuk. Terkait dengan titik di atas, setiap analisis, perumusan dan proses implementasi secara berpotensi sensitif secara politik dan dukungan yang proses tersebut miliki dari dalam hierarki organisasi adalah pusat untuk keberhasilan implementasi.
3. Proses. Setiap proses perumusan harus eksplisit. Adalah penting bahwa manajer yang terlibat dalam menempatkan strategi operasi bersama secara aktif memikirkan proses di mana mereka berperan serta.
4. Manajemen proyek. Ada biaya yang terkait dengan proses strategi apapun. Memang salah satu alasan mengapa operasi secara tradisional tidak memiliki strategi eksplisit berkaitan dengan kesulitan untuk melepaskan waktu manajerial yang memadai. Disiplin dasar dari manajemen proyek seperti perencanaan sumber daya dan waktu, kontrol, mekanisme komunikasi, tinjauan dan sebagainya, harus berada di tempat.
5. Partisipasi. Berhubungan erat dengan poin-poin di atas, pemilihan staf untuk berpartisipasi dalam proses implementasi juga penting. Jadi, misalnya, penggunaan konsultan eksternal dapat memberikan keahlian spesialis tambahan, penggunaan manajer garis (dan memang staf) dapat menyediakan pengalaman 'dunia nyata' dan penyertaan manajer lintas fungsional (dan supplier DLL) dapat membantu mengintegrasikan strategi yang selesai.
Analisis Kritis
Argumen telah diajukan bahwa strategi tidak memberikan analisis' model panggung 'sederhana yang membimbing para manajer dengan cara langkah demi langkah menuju' jawaban 'akhir yang merupakan strategi akhir. Oleh karena itu, model yang diajukan oleh konsultan dan akademisi sangat terbatas nilainya. Pada kenyataannya, strategi (bahkan yang dibuat dengan sengaja, berbeda dengan yang hanya 'muncul') adalah hasil dari kekuatan organisasi yang sangat rumit.
Bahkan, model deskriptif seperti lima p yang digambarkan di atas tidak lebih dari para manajer yang peka terhadap beberapa persoalan utama yang harus mereka pertimbangkan sewaktu merancang strategi. Bahkan, dikatakan bahwa menjelaskan 'isi' strategi operasi yang lebih berguna daripada mengikuti penjelasan yang terlalu sederhana tentang proses strategi.
Ringkasan Bab
Strategi adalah pola total dari keputusan dan tindakan yang memposisikan organisasi dalam
●
lingkungannya dan yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan jangka panjangnya.
Strategi operasi ini menyangkut pola keputusan dan tindakan strategis yang mengatur peran, tujuan
●
dan kegiatan operasi.
Strategi operasi memiliki isi dan proses. Isinya menyangkut keputusan spesifik yang diambil
●
untuk mencapai tujuan spesifik. Proses ini adalah prosedur yang digunakan dalam bisnis untuk merumuskan strategi.
Pandangan perspektif 'top-down' keputusan strategis pada sejumlah tingkat. Strategi perusahaan
●
menetapkan tujuan untuk bisnis yang berbeda yang membentuk kelompok bisnis. Strategi bisnis menetapkan tujuan untuk setiap bisnis individu dan bagaimana itu memposisikan dirinya dalam pasarnya. Strategi fungsional menetapkan tujuan untuk kontribusi setiap fungsi pada strategi bisnisnya.
Melihat pandangan 'bottom-up' tentang strategi operasi melihat strategi keseluruhan sebagai yang
●
muncul dari pengalaman operasional sehari-hari.
Sebuah perspektif 'persyaratan pasar' tentang strategi operasi melihat peran utama operasi sebagai
●
pasar yang memuaskan. Tujuan pelaksanaan tujuan dan keputusan operasi hendaknya terutama dipengaruhi oleh kombinasi dari tindakan 'kebutuhan dan pesaing' pelanggan. Keduanya dapat diringkas dalam hal produk/layanan siklus hidup.
Melihat perspektif 'sumber operasi' tentang strategi operasi didasarkan pada pandangan berbasis
●
sumber daya (RBV) dari perusahaan dan melihat kompetensi inti operasi (atau kemampuan) sebagai pengaruh utama pada strategi operasi. Kemampuan operasi dikembangkan sebagian karena keputusan strategis yang diambil oleh operasi. Bidang-bidang keputusan strategis dalam operasi biasanya dibagi ke dalam keputusan struktur dan infrastruktur. Keputusan struktural adalah apa yang menentukan bentuk dan bentuk operasi. Keputusan infrastruktur adalah keputusan yang mempengaruhi sistem dan prosedur yang menentukan bagaimana operasi akan bekerja dalam praktik.
Ada banyak prosedur yang berbeda yang digunakan oleh perusahaan, konsultan dan akademisi
●
untuk merumuskan strategi operasi. Meskipun pada tahap-tahap yang mereka sarankan berbeda, banyak dari model ini memiliki kesamaan.
Kelangsungan proses strategi operasi harus menghasilkan strategi yang komprehensif dan koheren,
●
memberikan korespondensi, dan memprioritaskan kegiatan atau keputusan yang paling penting.
Studi Kasus